Birkaç yıl evvel Alarko Şirketler Topluluğu, bir Japon firma ile işbirliği yapmak üzere anlaşma sürecini başlatmıştı. Japon heyet önce şirketin Karaköy’deki ofisinde üst düzey yöneticilerle görüşecek, daha sonra birlikte Gebze’ye gidilecekti. Cumartesi günü Karaköy ofisine gelen Japonları karşılama görevi iki sekretere verilmişti.

Sekreterler, misafirler gelmeden önce, bekleme yerini hazırladılar, ortalıkta ne bir gereksiz eşya, ne de bir toz kırıntısı vardı ve etrafı çiçeklerle dekore ettiler. Onları güler yüzle karşıladılar, dozunda sohbetler ettiler, ne arzu ettiklerini öğrenerek, zarif bir görüntüyle ikramlarını yaptılar. Arzu ederlerse buradaki şirketi gezdirebileceklerini teklif ettiler. Daha sonra toplantı odasına geçildi, bir süre yöneticilerle görüşen Japon heyet, sekreterlerin misafirperverliğine hayranlıklarını ifade ediyor, toplantıdan çıkarken gülümsüyor ve İstanbul’un gezilecek görülecek yerleri hakkında bilgi istiyorlardı. “Sekreterleri böyleyse, bu şirketle ortaklık yapılır” kanaatini edinen Japonlar, ertesi gün Gebze’deki görüşmeyi iptal ederek, İstanbul’da gezmeyi tercih etmişlerdi. Anlattığımız bu öykü gerçekten yaşanmış bir olaydır. Öğrendiğimiz gün, o sekreter meslektaşlarımız adına gurur duymuştuk.

Yöneticiyi temsil etmek söz konusu olduğunda, akla gelen ilk kişi, yöneticinin sekreteridir. Etkin bir yönetici asistanının, diğer bölümlerle ilişkilerinde yöneticisi kadar yaptırım gücü olabilir. Yöneticinin belirlediği sınırlar içerisinde, imza yetkisine de sahip olabilir. Yönetici sekreteri, diğer bölümler arası birleştirici rol oynar, iletişimde kaynak kişidir ve işletme yönetiminin “koordinasyon” evresinin iyi çalışmasında onun da payı vardır.

Sekreterlik hizmetlerinin önemini kavrayan yöneticiler, “Sekreter, benim alternatifim olmalı” demektedirler.

İyi bir temsil için akla gelebilecek özellikleri şöyle sıralamak mümkündür:

- Bakımlıdır, temizdir, kendine özen gösterir.

- Yaratıcıdır, yeni fikirler üretir. Akıl ettiği küçük değişikliklerle iş akışını kolaylaştırır.

- Detaylara önem verir, ince düşüncelidir.

- Yöneticisini iyi tanıma gayreti içindedir, onun davranışlarını dikkatle takip eder.

- İnsanları iyi analiz eder, herkesin tercihini, huylarını, davranışlarını anlayabilir.

- Olaylara objektif bakar, cesurdur, karşılaşacağı olaylar onu yıldırmaz.

- Yönetim ve organizasyonu iyidir, bu konuda başarılı olduğu için bütün etkinliklere gönülden   katılır. Grup çalışmalarına açıktır ve kolay diyalog kurar.

- İyi kararlar verebilmek için muhakeme ve sezgi gücünü sürekli dinamik tutar.

- Dilini iyi kullanır, diksiyonuna ve seçeceği sözcüklere dikkat eder, boş konuşmaz.

- İşletmenin faaliyet sahasını bilir, işyerinin ve işlerinin önceliklerini akıl eder.

- İş hayatını ve özel hayatını birbirine karıştırmaz.

- İşe vaktinde gelir, yönetici ofisten ayrılmadıkça ofisi terketmez.

- Zamanı ve finansal kaynakları iyi değerlendirir; ekonomik önlemler alır.

- Güvenilirdir ve sorumluluğunu üst derecede bilir. Dedikodulara karışmaz, ahlâki değerlere önem verir.

- Hareketleri yerli yerindedir; nerede, nasıl davranacağını bilir.

- Çevresindeki insanlarla ilgili sorunları anlamaya çalışarak elinden gelen yardımı yapar.

- Herkesle dost, ama herkesle mesafelidir. Mesafeyi korumasını bilir. “Doz” üstadıdır, her şeyi dozunda yapar.

GÜLBİN GÖRAL

Bu Yazıyı Ekle