İnsan çalışırken çeşitli fiziksel, sosyal, psikolojik sorunlarla karşılaşır. Yaptığı işteki başarısına etki edecek olan problem kaynaklarını dört temel üzerine oturtmak mümkündür:

İç çevre: Fiziksel donanım, oturma yeri sorunları; örneğin sekreterin yeri yöneticisinin odasına yakın olmalıdır. Bir çok şirkette buna dikkat edilse de, hâlâ bunun önemini bilmeyen ve bu işe bir çözüm getirmeyen kesimler var. İç çevre sorunları içerisinde; aydınlatma, ısıtma gibi konular da bulunabilir. Bir başka sorun; dolapların yetersiz oluşu, sekreterin kullanım alanı içerisinde olmayışıdır. İhtiyaç duyulan malzemelerin eksikliği ve zamanında tedarik edilmemesi de büyük sorunlar doğurur. (Böyle bir durumda sekreterin de suçu vardır.) Bilgisayar ve ona bağlantılı olarak çalışan diğer ofis makinelerinin –ihtiyaç duyulduğu oranda- alınmasında yarar görülmelidir. Bürolarda çay-kahve makineleri, su ısıtıcılar, kâğıt imha makineleri, fotokopi makinesi vb. gibi pek çok araç gerecin bir lüks olmadığı ve bunlarla donanımlı bir ofiste, işlerin daha kolaylıkla yapılabileceği ve insanları motive edeceği unutulmamalıdır. Sekreter bütün bu konularda, inisiyatif sahibi olmalı, yaptığı gözlemleri değerlendirerek, neye ihtiyaç duyuluyorsa onları almak/aldırmak konusunda yaptırım gücüne sahip olmalıdır. Yaptırım gücü elbette “ikna etme” yöntemiyle olabilecektir.

Dış çevre: Devlete karşı yükümlülükler, bakanlıklarla ve diğer resmi devlet kuruluşlarıyla yazışmalar, bankalarla ilişkiler özel bir dikkat ve protokol bilmeyi gerektirir. Örneğin bir resmi yazı yazılıyorsa, yazı protokolüne uyulması gerekir, aksi halde yazı geri gönderilir. Resmi yazı protokolü; “üst makamlara arz ederim”, “ast makamlara rica ederim”, “aynı düzeydeki makamlara ise arz ve rica ederim” diye bitirilmesi gereken kuraldır. Basınla ilişkiler ve basının etkileri, reklam verme ve takip etme, gazete kupürlerini keserek dosyalama, resmi gazeteleri klase etme, sekreterin dış çevre ilişkileriyle ilgili –problem çıkmasını önleme konusunda- titizlikle yapması gereken çalışmaları olabilir. Ortaklar, tedarikçiler, müşteriler ve halkla ilgili her türlü, toplantı, görüşme, bilgilendirme, şikâyetleri dinleme ve değerlendirme gibi aktiviteler de sekreteri ilgilendiren hususlardır. Bütün bu konularda yapacağı ihmal, dikkatsizlik ve yavaşlık mutlaka problem doğurur.

İnsan: Tembel, yavaş, gruplaşan, hırslı, egoist vurdumduymaz, kaba ve görgüsüz insanlar, keza huy ve davranışları sonucu ortaya çıkan çekemezlikler, dedikodular sorun kaynağı olur.

Daha üstün olmak için bazen iki yol kullanır insanlar: 1. Yarış, 2. Yıpratma

Bazen yalan söyler, bazen işine geldiği gibi konuşur. Yanlış algılamalar, alınganlıklar da başka hiçbir türde görülmeyen insansı özelliklerdir! Bütün bu özelliklerin içinde, insanın kendisi de –zaman, mekân, olay- boyutlarında, bazen çelişkili şekilde davranıyor olabilmektedir. Demek istediğimiz şudur: İnsan, değişik ruh yapıları, değişik mekânlar ve zamanlar itibariyle, farklı davranışlarda bulunabilen bir canlıdır. Bugünkü aklını yarın beğenmez, değişken ruh halleriyle sürekli devinim içindedir. İnsanın kompleks yaradılışı dolayısıyla ve çeşitli değişkenler sebebiyle ortaya sorunlar çıkabilmektedir..

Yöntem yanlışlığı: Birlikte çalışma yöntemlerini bilmeme, ekip çalışması olmayışı, pratik olmamak, yönerge eksikliği, yazılı iletişimi angarya kabul etmek, sistem kavramını göz ardı etmek, en büyük bir işten en küçük işlere kadar “bilimsel tavrın” olmayışı. Çalışma ilkeleri ve felsefeden yoksunluk yöntem yanlışlıkları içinde sayılabilir. Örneğin yazışmalarda sekreterin sistem kavramı şöyle olmalıdır: Bir konuyu yazı haline getirebilme, yanında mutlaka sözlük ve yazım klavuzu bulundurma, yazının mizanpajını yapabilme (şekil), firma yazışma standardı oluşturma, yazılara “gelen ve giden” olarak sayı verilmesi, mutlaka paraf konulması, gönderilmeden önce kontrolu, işlemi biten yazıların dosyasına kaldırılması gibi işlemler, yazışmalarda bir sistem oluşturma ve onu uygulama olarak anlatılabilir.

GÜLBİN GÖRAL

Bu Yazıyı Ekle