İnsan ilişkilerinde ortaya çıkan sorunların bir çoğu, bireylerin diğerlerinde gördüğü işaretleri okuma yeteneklerinin farklı olmasından kaynaklanmaktadır.

Bireylerin ilişkilerini başarıyla sürdürmelerinde çeşitli etmenler rol oynar. Bu etmenler arasında en önemlileri şunlardır:

• İlişkilerde etkili insanlar, belirsizlik durumlarında nasıl davranılacağını bilmede kendilerine yardımcı olacak işaretler aradıklarını diğerlerine hissettirebilen kişilerdir.
• Etkili insanlar kendini ifade etmeyi, kontrol edebilmeyi ve renk vermemeyi becerebilen kişilerdir.
• Etkili insanlar, farklı durum ve kişilere uyabilme bakımından davranışlarını kolayca değiştirebilecek kişilerdir.

Sosyal psikologlar, bu üç beceriye sahip olan kişilerin, yüksek düzeyde denetimli ve değişken sunumlu kişiler olduğunu söylemişlerdir.

O halde ‘durum’ sözcüğünü hem çevre, hem de kişiler açısından ele almak gerekir. İçinde bulunduğu durumu en iyi insanın kendisi bilir. O anda ne yapmasının doğru olacağını kestirebilen insan, bazen ‘renk vermemeye’ çalışır; bazen ‘nabza göre şerbet’, bazen ‘alttan alma’, bazen de ‘hakkını korumaya’ yönelir. İş yaşamında işler, sınırsız sayıda faktörün birbiriyle bağlantılı biçimde çalışması şeklinde yapılmaktadır. Duruma göre stratejiler olmalıdır. Durum, bir şeyin içinde bulunduğu şartların tamamı olarak tanımlanır. Şartlar nedir? Kişiler ve içinde bulundukları mekânlarda geçen olayların etkenleridir.

Durum yönetimini, olabilecek her olaya hazırlıklı olmak anlamında da düşünebiliriz. Bir kıyı kentinde gece vakti evimize gitmek üzere askeri bölgeden geçiyorduk. Aracımızın farları nizamiye kapısındaki nöbetçi askeri aydınlatıyor, biz askeri görüyorduk; ancak o bizi göremiyordu. Asker, farın ışığından korunarak araca yaklaştı; “Kimlik” dedi. Biz kimliklerimizi göstererek kapıdan geçtik. Genç askerin elinde kuvvetli bir fener olması gerekirdi. Böylesine önemli bir cihazdan yoksun oluşu, orada oluşabilecek olayları daha sağlıklı yönetmesini engelliyordu.

Yönetici sekreterliğinin, iş ve insan ilişkilerinde etkililik gerektiren ve gün boyu ortaya çıkan durumları yönetmede son derece dikkat etmek isteyen bir alan olduğunu rahatlıkla söyleyebiliriz.

Olaylara hazırlıklı olmak için, başlangıçta şunlar mutlaka göz önüne alınmalıdır:

• Malzeme ve ekipmanların hazır olması
• Hangi şeyin nasıl yapılacağının belirlenmesi (önceden plan)
• Elemana neyin nasıl yapılacağı hususunda eğitim verilmesi
• Kimlerle işbirliği yapılacağının belirlenmesi
• Zamanın doğru kullanılması

Fiziksel durum yönetiminin yanı sıra, psikolojik durumların da yönetilmesi söz konusudur. Örneğin bir durum düşünelim: “Görevim olmadığı halde, patronumun, yapılan bir işten beni sorumlu tutması karşısında ne yapabilirim?”

Böyle durumda bazı strateji seçenekleri bulunabilir:

1. Kendimi kesin olarak savunurum:

a. Efendim, bu benim sorumluluğum altında değil, haksızlık ediyorsunuz!

b. Özür dilerim, ama bu benim sorumluluğumda olan bir şey değil, benim bu işte suçum olmadığını bilmezini isterim.

2. Kendimi savunabilir, kanıtlar gösterebilirim:

a. Burada benim hatam yok, bu iş tamamen Ali Bey’in sorumluluğundadır.

b. Görevim olmadığı halde, yapmam gerekenleri yaptığımı sanıyorum; Pınar Hanım çalışmalarımı izledi.

3. Hoşgörülü davranarak, tahammülümün elverdiğince sabırlı olmaya çalışırım.

a. Haklısınız galiba, daha dikkatli olmaya çalışacağım.

b. Evet, bu işle daha yakından ilgilenebilirdim…

4. “İş Tanımı” olup olmadığını araştırarak, patrona öneri sunarım.

a. İşletmedeki işlerin ayrıntılı tanımlarını yaparak, her işten kimin sorumlu olacağını belirten rehberler hazırlayalım.

b. İş Tanımlarımızı günün şartlarına göre revize edelim…

Bu stratejilerden hangisinin uygulanacağı ve uygulandığında işe yarayacağını, her iki kişinin o andaki psikolojik durumları belirler.

Gülbin Göral

Bu e-posta adresini spambotlara karşı korumak için JavaScript desteğini açmalısınız

Bu Yazıyı Ekle