Yöneticinin En Güvendiği İnsan Yönetici; kısa, orta ve uzun vâdeli planlarını yürütürken, yakın çalışma arkadaşı ve en güvendiği insan olan sekreterine işleri havale eder. Yöneticinin vereceği her bilgi, sekreteri için çok değerlidir. Ne yapacağını ve neden yapacağını bilen sekreter, sorumlu olduğu her işi, yöneticisinden alacağı destek ve güvenle, nasıl ve ne zaman yapacağını iyi bilir. Yönetimin beş ana fonksiyonu olan planlama, örgütleme, yürütme, koordinasyon ve kontrol evrelerinin “yürütme” işlevi, yapılan planların ve kurulan örgütün işlerini harekete geçirmek üzere yapılan uygulama bölümüdür. Bu aşamada her ne kadar yöneticinin inisiyatifi ve iradesi söz konusu olsa da, yönetim biliminde bir ilke vardır; yönetici ana konularla uğraşır, ayrıntılarla asistanı/sekreteri ilgilenir. Yönetici günlük işlerden uzak tutulmalıdır. Buna yöneticilikte “Ayrıcalık İlkesi” denir. Bu durumda demek oluyor ki, bazı işlerin yapılması konusunda yönetici, işleri devretmelidir. Her şeye kendisi koşmaya, her işin altından kalkmaya çalışan yönetici, iyi bir yönetici olamaz. Önemli olan, yapılacak işler hakkında belli hedefler gösterip, onlara ulaşma konusunda, yanındakileri güdülemek ve yöneltmek, yöneticinin asli işleri arasındadır. Benzer durum, asistan/sekreter için de geçerlidir. Yurt dışından gelecek bir konuğu karşılamak onun değil, şoförün görevidir. Bankada bir muamele (işlem) yaptırmak için kendisi gitmez, ofis boy veya odacıdan yararlanabilir. İşlerin başka bir kişi üzerinden yaptırılması sırasında, işi delege eden kişinin bazı dikkat etmesi gereken hususlar var: Yönetici cephesinden: - Ne yaptırmak istediğini açık ve seçik olarak belirtmelidir.- Nasıl yapılması konusunda “kendi istediği yöntemi” belirtmelidir.- Bir rapor veya yazı bekliyorsa, yeterli zaman dilimi öncesinden söylemelidir.- Sürekli fikir değiştirmemeli, istikrarlı olmalıdır.- Yönetici, asistanına verdiği emir ve direktifin doğru anlaşıldığından emin olmalıdır. (Geri bildirim almak)- Yönetici, asistanının yapmasını istediği kritik görevleri notla, yazılı şekilde vermelidir. Asistan/Sekreter cephesinden: - Şoföre, odacıya, ofis boya vereceği işleri yazılı şekilde vermelidir.- Herkesi ilgilendiren yönetim kurulu kararlarını veya duyuruları, şirket içinde görülebilecek panolara asmalıdır.- Gerekli gördüğü konularda ve zamanlarda “dozunda” hatırlatmalar yapmalıdır.- Yöneticiyi ilgilendiren bütün ödemeler, yatırımlar, organizasyonlar ve rezervasyonlar konusunda, ilgili kişi ve kuruluşlarla bağlantıları yapmalı ve teyit almalıdır.- Diğer bölümlerle ilişkilerinde, ciddi ve tutarlı davranışlar sergilemeli, bölümlerden beklenen her türlü bilgiyi zamanında ve iç yazışma olarak istemelidir.- Diğer bölümler arası birleştirici rol oynamalı, iletişimde kaynak kişi olduğu yönünde güven vermelidir. Yöneticiler işleri yoğun olan çok meşgul kişilerdir ve zihinleri oldukça karışıktır. Güvenilir bir sekreter yöneticinin âdeta “beyni”dir. Yöneticiler sekreterlerinden “geriye dönük hafıza” isterler; 2 yıl önceki bir olayı bile hatırlamasını, o işle ilgili dokümanları hemen ortaya koyabilmesini beklerler. Bu yüzden her şeyi yazarak çalışmak işe yarar. Not almak, günlük yapılacak işleri sıralamak ve kâğıt üzerinde göstermek iyi bir alışkanlık olacaktır. Yapılacak işlerle ilgili liste, her an göz önünde bulundurulmalı, bir nüshası da yöneticinin masasında olmalıdır. Böyle bir iletişim için bugün, elbette bilgisayardan da yararlanılabiliyor.

Ne mutlu yöneticisine güven veren asistanlara/sekreterlere…

Bu Yazıyı Ekle