İşletmeler giderek daha yoğun bir rekabet ortamı içinde yaşamlarını devam ettirmek zorunda kalmaktadırlar. Dünyadaki teknolojik gelişmelerin hızla ilerlemesi bu işletmeler arasındaki rekabet ortamını arttırmaktadır. Teknolojinin gelişmesi sonucunda işletmeler donanımlarını ve donanımın başında bulunan personelini çağa uydurmak zorunda kalmaktadırlar.

Sekreterlik mesleği, bu teknolojik gelişme ve rekabet ortamı içerisinde yönetim kadrosunda önemli bir konuma sahiptir. Sekreteri kariyer süreci içinde düşündüğümüzde işletme içerisinde alttan üste doğru bir hiyerarşik dağılımın olduğunu görmekteyiz. Yönetim kadrosunun en üstünde görev yapan sekreterle en alt seviyedeki sekreterin görevleri ve örgüt için önemi her zaman aynı olmamaktadır.

Yönetici sekreterin yönetimdeki iletişimi gizlilik arz etmektedir. Bu sebeple yönetici sekreteri tamamen yöneticisi olan üst düzey amire bağlıdır. Ama kariyer seviyeleri orta düzeyde olan sekreterler, direkt olarak daire başkanlığına veya müdürlüklere bağlı olmaktadırlar. Diğer sekreterlikler ise çeşitli bürolarda sekretarya işlerine göre bölümlenmişlerdir.

Bir örgüt içerisinde iletişimin önemi en üst düzeydedir. Bu görev bütün örgütlerde sekreterlere verilmiştir. İletişim olayı sadece telefon trafiğini yürütmek demek değildir. Bununla birlikte yazışmaların yapılması ve kontrolü, dosyalama işlerinin yapılması, elektronik ajanda sisteminin kurulması, randevuların ayarlanması, seyahat organizasyonlarının yapılması, postalama işlerinin düzenlenmesi vb görevleri içermektedir. Bu nedenle örgütlerde sekreterler için iletişim çok geniş bir kavram olmaktadır.

Günümüz örgütlerinde sekreterlik mesleğinin önemi anlaşılmış ve gerekli yerlerde yöneticisini temsil etme ve yeri geldiğinde karar verebilme gibi sorumluluklar verilmiştir.

Sekreterler, hiçbir büro elemanının sahip olmadığı görev ve sorumlulukları üstlenmek durumunda kalmaktadırlar. Bütün bunları başarı ile yerine getirebilmenin ilk şartı, bu mesleği seçen kişinin mesleğini sevmesi ve bir takımın parçası olmaya hazır olduğunu hissetmesi gerekmektedir. Sekreterin kendisini mesleki alanda geliştirmesi, bir amaca yönelmesi ve bu yolla parçası olacağı takıma katkıda bulunabilmesi önemli bir gerekliliktir.

Genellikle sekreterliğin önemini kavramış işletmeler, bu konuda eğitim almış ve mesleklerine değer veren nitelikli kişileri çalıştırmaktadırlar. Son yıllarda gelişen teknolojiyle ve genellikle yabancı şirketlerle çalışılmasından dolayı sekreterin en az bir yabancı dil bilme zorunluluğu da ortaya çıkmıştır.

Sekreterler açısından, bir yabancı dil bilmek iletişimin daha kolay olmasını ve bilgi akışının kolaylaşmasını sağlamaktadır. Sekreterin yabancı dil bilmesi hem örgüt dışında iyi bir imaj oluşturur. Aynı zamanda bir yöneticinin başarısının sırrı sekreterinin elindedir. Gerçekten de yöneticinin en kısa zamanda en yüksek verimlilik ve etkinliği sağlayabilmesi için, günlük iş yüküyle başa çıkabilme konusunda, iyi bir sekreterden daha fazla kimse yöneticiye yardımcı olamaz. İyi bir sekreter sadece sıkıcı işleri paylaşmaza; aynı zamanda özel bilgi ve yeteneklerinden dolayı yaratıcı planlama ve iş yönetimi sayesinde yöneticiyi pek çok ayrıntıdan kurtarır.

Bu Yazıyı Ekle