· Arayanı beklemeye almak kaba bir davranış değildir. Gerektiğinde çekinmeden bu yola başvurun.

· Ancak Telefonda konuşurken sırada bekleyen çağrıyı da bekletmemeliyiz: Telefonumuz bizi, o anda başkası ile konuşmakta iken de uyarabilir. Telefonumuzun, konuşmakta iken kulağımıza yapacağı uyarı sesini de tanımalıyız. Bu uyarı sesini de ikiden fazla çaldırtmamalıyız.

· Bu gibi durumlarda konuşmamızı süratle beklemeye alarak sıradaki çağrıyı da fazla bekletmeden cevaplamalıyız. Tabidir ki, beklemeye aldığımız kişiye çabuk dönmemizi sağlayacak bir cevaplama gerçekleştirmeliyiz. Ya da telefonda konuşmakta iken bize, bir başka hatta bir telefon olduğu santral iletişim görevlisi veya bir başka arkadaşınız tarafından bildirilebilir. Onu kısaca cevaplayabileceksek hemen cevaplamalı ve eski hattımıza dönmeliyiz. Cevaplamak istemiyorsak arkadaşımız veya santral iletişim görevlisine uygun bir mesaj iletip arayana aktarmasını istemeliyiz.

Bekleme konumuna geçtikten sonra sırada bekleyen bir çağrıya cevap verebilme ve tekrar eski hatta dönme işlevi farklılık gösteren bir özellik olduğu için işe yeni alınan kişilere oryantasyon eğitimlerinde öğretilmelidir. Karşımızdakini beklemeye almayı ve tekrar ona dönmeyi, eski hattı kaybetmeden ve gereken süratle yapmayı iyice öğrenmeliyiz: Telefonumuzun ve/veya telefon santralinin bize sağladığı olanakları tam olarak bilmeliyiz. Telefonda konuşmakta iken bizim bir telefon etmemiz ya da araya giren bir işi yapmamız gerekebilir. Bu durumlarda karşı tarafı beklemeye almayı sonra ona geri dönmeyi iyice öğrenmemiz gerekiyor. Konuşmayı beklemeye alacağız, bekleme sesi gelince de arayacağımız numarayı çevireceğiz veya yapmamız gereken işi yapacağız. Yaptığımız görüşmeyi veya işi bitirip tekrar eski hatta döneceğiz. Eski hatta geri dönünce, “Özür dilerim beklettim” gibi bir ifade kullanmak gerekir. Eğer bekletme uzun sürecekse iki taraftan birisini, “Özür dilerim diğer hat uzun sürecek. Ben sizi arayayım” şeklindeki bir yaklaşımla fazla bekletmemeliyiz (www.yontek.com).

· Arayan kişiyi hatta uzun süre bekletmeyin. “Bir saniye bekleyin” demek bu yüzden yeterli değildir. Ne kadar süreyle bekleyebileceklerini söyleyin.

Bu Yazıyı Ekle