İhale, bir kamu veya özel bir kurumun ihtiyacı doğrultusunda yapılması gereken iş veya hizmetin tamamlanması için yapılır. İhale yapılmasının amacı; kaliteli ve uygun fiyata iş yapan firmaların değerlendirilerek en avantajlı firmanın seçilerek işin bitirilmesinin sağlanmasıdır. İşin tanımlanması, amacı ve bu işi yapabilecek firmalarda bulunması gereken şartlar ve hazırlamaları gereken belgeler ihale dokümanlarında belirlenmelidir. İhalenin yapılacağı gün ve saat gibi bilgilerin ilan edilmesi gerekir. İhale ilanlarını okuyan firmalar ihale şartlarını taşıyorlarsa ihaleye katılabilirler. İhaleye katılmaya karar veren firmalar ihale dokümanlarını satın alarak istenen evrakları hazırladıktan sonra ihale günü ve saatinde hazır bulunabilirler. İhaleye katılacak firmanın ihale şartlarını içeren belgeleri hazırlamasında sekreterin gerekli özeni ve dikkati göstermesi gerekir. Ayrıca sekreterlerin yapılması gereken ihalelerle ilgili internetten araştırması gerekir. İhalelerle ilgili sitelere üye olunabilir. Bu siteler ihalelerin adını, gününü, saatini firmaya ileterek bilgilenmesini sağlayabilmektedirler. İhaleye katılmak için önce ihale dokümanlarının gerekli yerden satın alınarak temin edilmesi gerekir. Ücret ödendiğine dair makbuz saklanmalıdır. Bu ücret makbuzu ihaleye katılım şartları arasında bulunabilir ve sunulması istenebilir. Sekreter dokümanların fotokopisini çekmeli hem kendisinde hem de yöneticisinde bulunmasını sağlamalıdır. İhale belgelerinin kaybolmasını önlemek için dosyalarda saklanması önemlidir. İhale dokümanlarının dosyalanması ileride yapılacak başka ihalelere katılırken belgelerin hazırlanmasında sekretere yardımcı olabilir. İhalelere katılırken bazı şartlar ve belgeler aynı olabilir veya farklı olabilir. Katılım şartları ve istenen belgeler ayrıca not alınmalı ve nerelerden temin edilmişse belirgin bir şekilde işaretlenmeli, birkaç nüshasının bulunmasına dikkat edilmelidir. İhale dokümanlarında yer alan idari ve teknik şartnameler, sözleşmeler dikkatli bir şekilde okunmalı, değerlendirilmeli ve açıklayıcı şekilde notlar alınmalıdır. Formların okunması ve boşlukların doldurulmasında dipnotlar okunmalıdır. Notlar daha sonra yöneticiyle değerlendirilmelidir. Sözleşme şartları okunurken sekreterin tutarlı olması, mantıklı bir şekilde sorular sorup cevaplandırması gerekir. İstenen belgeleri asıllarını vermeden noterden fotokopisini çektirerek “Aslı gibidir” şeklinde onaylattıktan sonra ihale dosyasına ekleyebilir. İhaleyi yapacak olan firmalar katılımcı firmadan geçici veya kesin teminat mektubu isteyebilir. Teminat tutarlarını sözleşme şartlarına uygun olarak hesapladıktan sonra bankadan isteyebilir. Banka teminat mektubunu onaylar ve bu işlem için masraf ücreti isteyebilir. Sekreter teminat mektubunun formunu doldurmalı, süresini, tutarını dikkatli bir şekilde hesaplamalıdır. Geçici teminat tutarının teklif tutarından düşük olmaması gerekir. Bu husus göz önünde bulundurulmazsa ihale esnasında direkt elenmenize neden olabilir. Sözleşmede verilen tekliften az olmaması belirtilir. Bu belirtilen yüzdeye göre sekreter tutarı hesaplamalıdır. Kesin teminat mektubu istendiğinde süre yine önemlidir. Sekreter kesin teminat mektubu formunu doldururken sözleşmedeki şartlarda yer alan süre ve tutarla ilgili maddeleri incelemeli, bu bilgiler ışığında bankadan kesin teminat mektubunu istemelidir. Sekreter ihale belgelerini hazırlayarak yöneticisinin ihalenin günü ve saatinde katılmasını sağlamalıdır. Firmanın fiyat teklifi, geçici teminat mektubu, imza beyannamesi veya imza sirküleri, yetkilinin adı-soyadı, tebligat adresi, telefon numarası, ticaret veya sanayi odasına üye katılım belgesi, güvenilir bir firma olduğuna beyan ettiği formlarla ve formlarla birlikte kapalı bir zarfla ihaleye katılımda bulunabilir. Zarfın doldurulmasındaki şartlara göre zarfın üzerine bilgiler yazılmalı ve kaşelenmelidir. İhalenin yapılacağı saate kadar zarfın verilmesi gerekir. Yönetici ihale dosyasını eksiksiz vermelidir. Bunun kontrolünü sekreter titiz bir şekilde yapmalıdır. Kapalı zarf usulü veya açık arttırma usulüyle ihale yapılabilir. İhaleye katılımın iptal olmaması için belgelerin eksiksiz hazırlanması gerekir. İhaleye katılan firmalar değerlendirilmeye alınır. Kazanan firmaya yazılı olarak tebliğ edilir. Tebliğ tarihinden itibaren sözleşme imzalanması gerekir. Kazanamayan firmalara da tebliğ eldir. Sekreterin tebliğ tarihlerini, evrakları takip etmesi gerekir. Bu bilgiler sözleşmede yazılır. Kolaylıklar Dilerim…Havva ALTAŞ

Bu Yazıyı Ekle