Bir sekreterin varlık sebebi; yöneticisinin verimli çalışabilmesi için zaman kazandırması, iş yükünü hafifletmesi ve onu zaman düşmanlarından korumasıdır

 

YÖNETİCİNİZE ZAMAN KAZANDIRMAK

Zaman yönetimine her meslek grubunun ihtiyacı vardır. Muhasebeciler, öğretmenler, doktorlar, ev hanımları, yöneticiler, sekreterler….Bu bölümde zaman yönetimine en fazla gereksinim duyan mesleklerden biri olan “yönetici sekreterliği” incelenecektir. Yönetici sekreteri hem kendi zamanından hem de yöneticisinin zamanından sorumludur. Yönetici kıt kaynaklarla örgütünü amaçlarına ulaştırmaya çalışırken zamanı idareli kullanmak zorundadır. Bu noktada devreye “sekreteri” girer. Çünkü bir sekreterin varlık sebebi; yöneticisinin verimli çalışabilmesi için zaman kazandırması, iş yükünü hafifletmesi ve onu zaman düşmanlarından korumasıdır.

Verimli bir yönetici olmanın sırrı sekreterinin elindedir. Bir yöneticiye hiç kimse iyi bir sekreter kadar zaman kazandıramaz. (Mackenzie, 1989, s.189) Bir sekreterin, öncelikle yöneticisine zaman kazandıracağı alanların neler olduğunu çok iyi bilmesi gerekir. Mesleğe yeni başlamış bir sekreter iseniz “ yöneticiniz tanımak” ilk yapacağınız iş olmalıdır. İnsanları tanımanın zaman isteyen bir şey olduğunu düşünebilirsiniz ancak sizin çok fazla zamanınız yok ve bu nedenle yöneticinizi tanımak için edinebileceğiniz tüm bilgi kaynaklarını devreye koymalısınız.

Onu iyi tanımalısınız

Yöneticinizi daha iyi tanımak için öncelikle; (Fritz, 2000, s.70-84)

ª Hedeflerini,

 

ª Gücünü,

 

ª Kuvvetli ve zayıf yönlerini,

 

ª Kişisel tarzını,

 

ª Beklentilerini ve

 

ª İş hayatının dışında nasıl biri olduğunu bilmelisiniz.

 

Yöneticinizin hedefleri;

ª Aylık üretim projesini zamanında ve beklenilen üstünde tamamlamak

 

ª Üretim müdürlüğü pozisyonu için tetikte olmak

 

ª Yılsonu itibariyle ihraç edilen ürün miktarını 50 bine çıkarmak

 

ª Golf turnavasında birinci olmak olabilir.

 

Yöneticiniz kişisel ve ailevi hedeflerini sizinle paylaşmak istemeyebilir ancak iş hedeflerinde kendisine yardımcı olmanız gerekmektedir. Yöneticiniz hedeflerini gerçekleştirmek için son günlerde daha çok işyerinde kalıyorsa sizin çalışma sürenizi artırmanız gerekmektedir. Hafta içi ya da hafta sonu mesaiye kalmak zorunda olabilirsiniz. Bu durumda “Beni ilgilendirmez”, “Aman gene mi”, “Bana ne, benim hedefim değil” gibi düşünceler sizin gibi bir takım oyuncusuna yakışmaz. Başarılı bir sekreter öncelikle iyi bir takım oyuncusudur. Takımını her koşulda desteklemesi ve yalnız bırakmaması gerekir.

Yöneticinizin güçlü ve zayıf yönleri;

Yöneticinizin güçlü ve zayıf yönlerini iyi bir şekilde tespit edin. Sizin rolünüz yöneticinizin zayıf yönlerini daha da ortaya çıkarmak değil, müdahale ederek kendisine yardımcı olmaktır. Zayıf yönlerini önlediğinizde, yöneticinizin zamanını daha iyi kullanmasını sağlamış olacaksınız. Örneğin yöneticinizin güçlü yönleri;

ª Çalışanlara karşı objektif davranması

 

ª Hafızasının çok iyi olması

 

ª İyi bir dinleyici olması

 

ª Yeni fikirlere açık olması olabilir.

 

Zayıf yönleri ise;

ª Misafirlerine hayır diyememesi

 

ª Telefonda uzun konuşması

 

ª Eve iş götürmesi

 

ª Çok fazla çay, kahve içmesi olabilir.

 

Böyle bir durumda size düşen görev; yöneticinizin güçlü yönlerini dikkate alarak zayıf yönlerini geliştirecek adımlar atmaktır. Örneğin yeniliklere açık bir insan olmasını göz önüne alarak, kendisini çay ya da kahve içmek yerine ara sıra bitkisel çaylara yönlendirebilirsiniz. Sağlığa yararlı bitkileri araştırıp, temin edebilirisiniz, kendisine ikram edebilirsiniz. İkram ederken;: “Günde 3 fincan kekik suyu içmenin böbreklere inanılmaz faydası var efendim“ diyebilirisiniz. Telefonda uzun konuşmalar yapıyorsa sözsüz iletişimi tercih edip telefonunun yanına bir kum saati koyabilirsiniz. Kendisi mesajı alacaktır. Gelen misafirlere “Hayır” diyemiyorsa; belli bir süre sonra içeri girip hayali “toplantı vaktinin geldiğini”, ya da gideceği başka bir etkinliği (resim, sergi vb.) hatırlatabilirisiniz. Güçlü yönlerinden biri olan “güçlü hafızaya” sahipse, sizin de yöneticiniz kadar güçlü bir hafızanız olmalıdır. Bu konuda adeta kendisiyle yarışmalısınız. Eve iş götürmesi konusunda direkt bir şey söyleyemeseniz bile gün içinde yapacağınız bu tip davranışlarla onu gerçek işleriyle meşgul olmasını sağlayabilirsiniz. İnisiyatif alarak “efendim bu konuyu isterseniz ben çözebilirim” diyebilirsiniz. İşte bu ve buna benzer ufak tefek yardımlar ile yöneticinize daha verimli bir çalışma ortamı sağlayabilirsiniz.

Yöneticinizin kişisel tarzı;

Yöneticinizin iletişim kurma tarzına bakın. Resmi mi, gayri resmi mi, yazılı notları sözlü mesajlara tercih mi ediyor yoksa tam tersi mi? Bir “kağıt insanı” bilgileri önce yazılı formda görmek ister. İnsancıl kişiler ise bunun tam tersidir. Yöneticinizin iletişim kurma tarzının, tercih ettiği bilgi alma yöntemiyle ilişkili olduğunu anlamak önemlidir. Yöneticiniz kağıt üzerinden bilgi almayı tercih ediyorsa gereksiz kağıt harcamaktan nefret etseniz dahi ona yazılı notlar vermelisiniz. Eğer kişisel ilişkiler kurmayı tercih ediyorsa, yeni bir bilgiyi tartışmak için küçük bir toplantı ayarlamaktan çekinmeyin.

Yöneticinizin yaşam tarzı

Yöneticinizin ilgi alanları da onun hakkında pek çok ipucu verir. Okumayı seviyor mu? Hangi müzik türünü dinliyor? Spora mı yoksa sanata mı düşkün? Bu ilgi alanlarını kimlerle paylaşıyor? Söz konusu bu bilgiler sayesinde yöneticinizin işyerindeki zorlayıcı davranışları anlaşılabilir bir hal alır.

Yöneticinizin beklentileri; (Fritz, 2000, s.97-99)

 

Yöneticiniz size güvenmek ister: Güvenilir bir çalışan olmak; işe vaktinde gelmek, bazen erken gelip geç çıkmak, teslim tarihlerini geciktirmemek, verdiğiniz sözleri tutmak, yöneticinize karşı dürüst ve sorumluluk sahibi olmak demektir. Yöneticiniz onun kararlarını destekleyecek, hata yapmasını önleyecek, çalışmaya istekli bir sekreter ister.

 

Etkili çalışın: Sizi ne kadar etkili çalıştığınıza bakarak değerlendirir. Bu yüzden de başarınız yöneticinizle olan ilişkinizi ilerletmeniz için gerekli olan en önemli öğelerden birisidir.

 

İnisiyatif alın: her şeyi ona sorarak yöneticinizi bunaltmayın. Kendi başınıza hareket etmeyi öğrenin. Sizi çok fazla zor durumda bırakmayacak işleri yöneticinize sormadan kendiniz yerine getirebilirsiniz. Uygun zamanda kendisine konuyla ilgili bilgi verebilirsiniz.

 

Problem yaratmayın; çözün: Yeni bir durumla karşılaştığınızda bununla başa çıkmada yetersizmiş izlenimi vermeyin. Araştırma yapın, doküman toplayın. Örneğin eğer patronunuz onun uzmanlık alanlın dışına çıkan ya da diğer bir önemli teslim tarihinin önüne geçebilecek bir problemle karşı karşı ise bu işi kendi sorumluluğunuza almayı önerin. “Bunun üzerine gece boyunca çalışmama izin verin, sabah size bir öneri sunmaya çalışacağım”.

 

Şikayet etmeyin: Yöneticiler her şeyden şikayet eden çalışanlardan hoşlanmazlar. Hele ki sekreterleri olursa katlanamazlar. Sizin rolünüz; şikayet eden değil, şikayetleri dinlemek ve çözümler üretmektir. Kişisel olarak yaşadığınız bir probleminiz varda farklı yollardan çözümlemeye çalışın. Çok zor durumda kalırsanız en son çare olarak yöneticinizle konuşabilirsiniz.

 

Anlamadığınızı sorun: Eğer sormazsanız bir şey öğrenemezsiniz. Sekreterlik yaptığım dönemde, yöneticim sık sık bana “anlamadıysan sor, yanlış yapmaktansa sormak daha iyidir” derdi.

 

İşbirliği merdiveninde sizin tutumunuz hem meslektaşlarınıza hem de üslerinize örnek teşkil eder. Tembel, disiplinsiz bir yönetici bile takımında dürüst, yetenekli sekreterler olduğunu bildiğinde performansını artıracaktır. Bir konumda ne kadar uzun süredir çalışıyor olursanız olun, tembellik ve özensizlik iş yaşamında asla kabul edilmez. İşinizde daha fazla motivasyon kazanmak için:

ª İşinizi yapmanın yeni yöntemlerini bulun,

 

ª Yeni teknolojiler hakkında eğitim isteyin yoksa öğrenmeye çalışın,

 

ª Sizi motive edecek seminerlere katılın,

 

ª Örgütte çalışan diğer sekreterlerin işlerinde ne gibi değişiklikler yarattıklarını öğrenin,

 

ª İşyerinizde yeni bir işi öğrenebilmek için bilgi ve deneyiminizi nasıl kullanabileceğinize dair olanakları araştırın.

 

Yöneticinize zaman kazandıracağınız alanlar

Bir yönetici sekreteri hem kendi zamanını hem de yöneticisinin zamanını etkili ve verimli kullanmak zorundadır. Bu mesleğin en büyük zorluğu iki kişinin zamanından sorumlu olmaktır. Bu nedenle daha fazla özen, dikkat ve enerji gerektirir.

ª Daima yöneticinizden önce işe gelin.

 

ª Kahvaltınızı işyerinde yapmayın.

 

ª Kişisel imajınız için baylar traşlarını bayanlar ise makyajlarını büroda yapmamalı.

 

ª Gelir gelmez ajandanızı ve bilgisayarınızı açın.

 

ª Yöneticinizin bürosunu kontrol edin. Masa düzeni nasıl? Kalemlerin ucu açık mı? Küllükler temiz mi? Dolaplar düzenli mi? Herhangi bir düzensizlik göze çarpıyor mu?

 

ª Yöneticinizin okuyacağı gazeteleri masasına koyun.

 

ª Öncelikli günlük işlerin planını çıkarın.

 

ª Toplantılarda veya randevularda değişiklik olup olmadığını kontrol edin.

 

ª Gelecek misafirlerin kimlik bilgilerini danışmaya iletin.

 

ª İnternete girerek 10 dakika gazeteleri okuyun. Şirketinizle ya da yöneticinizle ilgili bir haber çıkabilir. Gündemi takip edin, beğendiğiniz köşe yazarlarını okuyun.

 

ª E-postalarınızı kontrol edin.

 

ª Yöneticiniz geldiğinde hiç kimseyi içeri almayın; ilk olarak kendiniz görüşün

 

ª Birlikte 10 dakika günü değerlendirme toplantısı yapın.

 

ª Yöneticinizle görüşürken yanınızda bir not defteri ve kalem bulundurun.

 

ª Görüşülmek istenmeyen ya da mutlaka görüşülmek istenen kişileri not edin.

 

ª Kendi ajandanızla yöneticinizin ajandasını paralel götürün.

 

ª Mesai bitiminde bürodan çıkarken masanızı düzeltin.

 

ª Bilgisayar ve diğer elektrikli cihazların açık olup olmadığını kontrol edin.

 

ª Küllüklerin hepsini temiz bırakın.

 

ª Pencereleri kapatın.

 

¹ İşe her gün tam saatinde gelin.

 

¹ Her gün aynı saatte “öncelikli günlük işler listenizi” hazırlayın.

 

¹ Her bilgiyi ajandanıza yazın.

 

¹ Görüşme yapılan telefonlara “görüşüldü” ibaresi koyun. (ü gibi )

 

¹ Her sabah 10 dakika internetten gazetelere göz atın.

 

¹ Öğlen tatillerinde büronuzdan ayrılın ve iyi bir öğlen yemeği yiyin. Atıştırarak geçiştirmeyin.

 

¹ İşi elinize aldığınızda bitirin. Dosyamla yapılacaksa dosyalayın, yazı yazılacaksa yazın …

 

¹ Bir işe gerektiği kadar zaman ayırın.

 

¹ Her gün iş çıkışı masanızı düzeltin.

 

¹ Her Cuma çekmecelerinizi düzelterek büronuzdan ayrılın.

 

¹ Her ay sonunda da dolap içlerinizi kontrol edin.

 

¹ Her üç ayda bir bilgisayarınızdaki dosyalarınızı düzenleyin.

 

Olmazsa olmazlar

Çalışma masanızın tam karşısına büyük bir duvar saati asın.

Telefonun yanında not kağıdı ve bir kalem ! bulundurun.

 

Telefonunuzun yanında bir kum saati bulundurun.

Kolay ulaşılabilir bir yerde özel telefon rehberiniz, şehir telefon rehberi ve protokol listesi bulundurun.

Ajandanız & her daim açık olsun. Gelen telefonları ve ziyaretçileri kaydedin.

 

Yabancı diliniz iyi değilse çekmecenizde İngilizce pratik konuşma kalıpları olsun.

İmla kılavuzunuz ve Türkçe sözlüğünüz masanızda olmalı.

Büro araç ve gereçlerini elinizin altında bulundurun. Bant, uhu, zımba teli, zımba, ", ataç vb.

 

Çekmecenizde ağrı kesiciler, yara bandı, küçük dikiş seti bulundurun.

Deodorant ve bir ayakkabı süngeri bulundurun.

Bayan bir sekreterseniz yedek ince çorap bulundurun.