Büro incelendiğinde, diğer elemanlardan farklı konumda, büronun ilk temsilcisi ve âdeta büro ile bütünleşen sekreter görülmektedir. Yönetici sekreter formasyonuna sahip olmak isteyen insan, her türlü büro olayını herkesin gördüğü açıdan değil, bambaşka açılardan görmesi gerekir. Araştırıcı, yaratıcı, gözlemci bir kişiliğe sahip olması, dinamik, akılcı, işbitirici bir çalışma sergilemesi onun kişisel gelişimini gerçekleştireceği gibi, bütün büro hizmetlerinin verimli ve olumlu bir şekilde yapılmasına da etki edecektir. Olaylar ve işler, etkili bir gözlem, algılama ve yorumlama gerektirir. Gördüğünü bütün boyutlarıyla incelemek, ne yapılacağına karar verebilmek için önemlidir. Bu durumda, yapılan (planlanan) işlerin kontrolü de kolaylaşır. Yönetimin bir ucunda planlama, diğer ucunda kontrol bulunur. Bu süreçte yapılan her iş ve işlemin hangi aşamalardan nasıl geçtiği, neler yapıldığı ölçülmelidir. Hangi sosyal toplulukta olursa olsun, kişiler üzerinde mutlak bir denetimin varlığı hissettirilmelidir. Kontrol, işi yapma esnasındaki uygun müdahaleler olarak alınırsa, insanı ve yapılan işi disiplin altında tutmayı sağlar. Disiplin ise kişilere veya topluluklara hiçbir şekilde zarar getirmez, aksine daha huzurlu ve düzenli bir yaşam sağlar. Eleman kontrollü çalışması gerektiğini bilmelidir. Ancak bu, ceza ve korkutma amacı gütmemeli, gevşek ve yetersiz de olmamalıdır.

Kontrolun sayısız yararları vardır. Sorumlulukların yerine getirilip getirilmediği öğrenilir, koordine çalışmayı sağlar, çalışmaların iyileştirilmesi için yeniden gözden geçirilmesine imkân verir, yetersiz ve gereksiz çalışmalar önlenir. Mali konularda, iç kontrol sistemi; “zarar önleme metodu” olarak kullanılır. Sonraki süreçte yapılan denetimlerde, verilen zararların ortaya çıkartılması mümkün olur.

İşletmelerin en büyük sorunlarından olan aylaklık ve savurganlık, ciddi şekilde uygulanan denetimlerle disiplin altına alınabilir.

Yapılan denetimler, yönetimin gücünü ve kalitesini ortaya koyar. Yöneticiyi temsil eden ve yönetici adına pek çok işi organize etmekle yükümlü olan Yönetici Sekreteri, kibar ve nazik olmalı, astlarını ve diğer çalışma arkadaşlarını anlayışla yönetmelidir; ama bir hata yapıldığında, hatanın tekrarlanmasını önleyecek sertlikte bir paylamayı da göze alabilmelidir. Fazla müsamaha (tolerans göstermek/hoşgörü) işyerindeki disiplini zayıflatır ve zamanla orada çalışanların gelişmesini önler. Yönetimde bir deyim vardır; “Kadife eldiven içinde demir yumruk” olmak diye…

Başarılı yönetici sekreteri, disiplin kılıcını kullanan ve insanları dengeli bir sertlik ve müsamaha ile yöneten kişidir.

Bu Yazıyı Ekle