“İnsan hangi limana gideceğini bilmiyorsa, hiçbir rüzgârın ona yararı olamaz.”

Seneca

Her şeyden önce zihinsel bir faaliyet olan planlama; yapılacak işleri, önceden, belli zaman dilimleri içerisine ustaca yerleştirmektir. Belirlenmiş bir amaç çerçevesinde; ne, neden, nasıl, nerede, ne zaman ve kim sorularına cevap vererek, bunların arasındaki ilişkiyi akılcı bir şekilde düzenlemektir. İdeal bir büro yöneticisi/asistan, plansız-programsız iş yapmaz. Başarısızlıkların ana nedeni düşünmeden, alelacele yapılan işlerden kaynaklanmaktadır. Oysa hangi işin nasıl, nerede, ne zaman, neden yapılması gerektiği belirlenirse, başarısızlık söz konusu olamaz. Bu da ön araştırmayı, düşünmeyi, karar vermeyi gerektiren bir çalışmadır. Planlı çalışmanın amaca ulaştırıcı fonksiyonu vardır. Hatalar en aza iner, zaman ve emekten tasarruf edilir, işlerin kontrolu kolaylaşır, “kötü bir plan bile plansızlıktan iyidir.” Program, plan içerisinde yer alan irili ufaklı çalışmalardır.

Planlama;

- Geleceğe yöneliktir

- Esnek olmalıdır

- Mutlaka bir amaç içindir

- Düşünme gücü/akılcılık gerektirir

- Tahmin gücü, seçme ve karar becerisi ister

- Süre ve zamanlamada etkililik gerektirir

Planlamada eldeki kaynakları iyi değerlendirme, en uygununu seçme, doğacak değişiklikleri hesaba katma ve tam isabet kaydetme önem taşır.

Basit bir işte bile küçük bir plan yapmak ve kâğıt üzerinde göstermek gerekir.

Büro yöneticisi, her günün bir planını yapar; plan her sabah ilk iş olarak veya günün bitiminde, ertesi gün için yapılabilir. Günlük, haftalık, aylık planlar, olağanüstü durum planları, hep öncelikle düşünülmesi ve uygulanması gereken işlerdir. Hangi tür plan yapılırsa yapılsın, mutlaka yöneticiyle her gün 5 dakikalık “mini toplantı” yapılmalı, görüş alışverişinde bulunulmalı, ajandalarda paralellik sağlanmalı, bilinmeyen konular sorulmalı, sözün kısası; yöneticiyle sıkı bir işbirliği içerisinde olunmalıdır. Yöneticinin vereceği işler birinci derecede önemli olan işlerdir. İşleri; 1. Önemli ve acele olanlar, 2. Normal rutin işler, 3. Daha sonra yapılabilecek işler olarak sıralamak mümkündür. İnsan yapacağı işleri aşağı-yukarı ne kadar zamanda yapabileceğini bilirse, planladığı zaman dilimleri içerisine yerleştirmekte zorluk çekmez. Burada dikkat edilecek husus, günün gerekleri, eldeki araç-gereç/kaynak durumu, olağanüstü durumlar vb.dır. Bazen hesapta olmayan işler, gelen telefon ve ziyaretçiler, ani çıkan problemler, yapılan planları bozabilir. Böyle durumlarda, büro yetkilisinin bilgi ve becerisi, ofis hakimiyeti, büro araç-gereçlerini kullanma mahareti, zorlukların üstesinden gelmesine yardımcı olacaktır.

Planlı çalışma insanı başarıya götürecek en etkili yoldur. Edison; “Yaptığım her şey % 99 planlı çalışma ürünüdür, tesadüf değildir” diyerek insanlığa planlı çalışmanın önemini aktarıyor. Plansızlık tek kelime ile, “savurganlık”tır.

Planlamaya ilişkin bir uygulama:

Bir makineye ihtiyaç vardır ( bilgisayar, hesap makinesi, diktafon, kâğıt imha makinesi veya printer olabilir) Büro yöneticisi olarak, makine alımı konusunda nasıl bir yol izlemeniz gerekir?Adım adım planlayarak, kâğıt üzerinde gösteriniz.

1. Aktivite: Piyasa araştırması yapılır.

2. Aktivite: Alternatifler toplanır, incelenir, en uygun olanı seçilir (Uygunluk kriterleri; kalite, ekonomi ve yapılacak işe en yatkın olanı gibi özelliklerdir.)

3. Aktivite: Makine sipariş edilir.

4. Aktivite: Makine büroya gelir, en uygun yer seçilir.

5. Aktivite: Makine monte edilir (montaj sırasında, montajı yapan teknik eleman gözlemlenir, makinenin kullanımı hususunda gerekli sorular sorulabilir.)

6. Aktivite: Makineyle ilgili kullanım gereçleri veya yardımcı aparatlar hazırlanır, makinenin yakın bir yerine yerleştirilir.

7. Aktivite: Muhasebeye bilgi ve fatura verilir.

GÜLBİN GÖRAL

Bu Yazıyı Ekle