Sekreter yönetim çarkının önemli bir üyesidir. Planlama yapan, işleri organize eden, işler ve kişiler arasında uyumlaştırmayı (koordinasyonu) sağlayan ve kontrolü elden bırakmaması gereken kişidir. Diğer bir ifadeyle; yönetimin bütün işlevlerini kullanmasını bilen bir elemandır. Yönetici sekreterleri, zor ve yoğun iş yükü altında çalışmakta ve büyük bir özveriyle görevlerini yapmaktadırlar.

Geçtiğimiz yıllarda, kitaplarımıza güncel ve gerçek bilgiler oluşturması amacıyla bir araştırma yaptık. Bu araştırmada, görüştüğümüz yöneticilere, “İyi bir yönetici sekreterinin nasıl olması gerektiğini” sorduk ve fikirlerini aldık.

Sizin de takdir edeceğiniz gibi, “fedakârlığı” hep karşı taraftan bekleyen, kimi iddialı, kimi masum beklentilerinin olduğunu gördük. Yöneticilerin en fazla önem verdiği özellik, güvenilirlikti. İşi bitirmek için fedakârlık yapmalıydı sekreter. Kıvrak zekâlı ve pratik olmalı, çok çabuk karar verebilmeliydi. Geriye dönük hafızası olmalı, altı ay önceki notları bile hatırlamalıydı. Klasman düzenli olmalı, aranan bir evrak hemen bulunmalıydı. Alış yeteneği olmalı, tekrar tekrar soru sormamalı, görüşmek istemedikleri kişileri kendi inisiyatifleriyle eleyebilmelilerdi.

İşini sevmeli, iyi temsil yeteneği olmalı ve dış görünüşüne özen göstermeliydi sekreterleri. Ve ne kadar ağır iş yükü altında da olsa, ne kadar sinirleri de bozulsa “agresif” olmamalıydı.

Şimdi, kendinizi bir an için yönetici olarak düşünürseniz, asistanınızda/sekreterinizde beklediğiniz özelliklerin yukarıda saydıklarımızla aynı olacağını söylersiniz. Bir de şöyle düşünebilirsiniz; herhangi bir beklenti, eğer karşımızdakinin nitelikleri uygunsa ondan talep edilebilecektir. Şuna kesinlikle eminim ki bütün sekreterler, iyi niyetle yöneticilerine destek olmak için uğraşmaktadırlar. Bütün bunlara rağmen, zaman zaman haksız yere eleştirilmekte, ya da yaptıkları önemsenmemektedir. Bu asla moralinizi bozmamalıdır. Çünkü sekreterliğin önemli bir özelliği daha vardır ki, o da sabırlı ve hoşgörülü olmaktır.

Yaptığımız araştırmada bir yönetici vardı ki, işte onun söylediği söz her şeyi anlatıyordu; yani bizim bunca yıldır anlatmaya çalıştığımız bir gerçeği; bir cümle ile şöyle belirtmişti değerli yönetici; “Sekreterim benim alternatifim olmalı.”

Ne güzel bir güven....Ne güzel bir anlayış....

GÜLBİN GÖRAL

Bu e-posta adresini spambotlara karşı korumak için JavaScript desteğini açmalısınız

Bu Yazıyı Ekle