Çağdaş işletmelerde, çağdaş yöneticiler kendi dilinden ve halinden anlayan çağdaş asistanlar istemektedirler ve bu düşünce çerçevesinde, yöneticiler o kadar iddialı bir beklenti sergilemektedirler ki, “Sekreterim benim alternatifim olmalı” diyerek bu işin önemini açıkça ifade etmektedirler.

İlimde, fende, teknolojide başdöndürücü gelişmelerin beraberinde yeni bir insan tipi ortaya çıkmıştır. Bu insan eğitimli, yaratıcı ve ufku geniş insandır.

Bir şeye inanmazsanız nereye varacağınızı bilemezsiniz. Yine o inandığınız şeye yürekten inanmazsanız, karşınızdaki insanları inandırmanız da mümkün olamaz.

Sekreterliğin bilimselliğine inanmak, yapılan işin öneminin farkında olmak ve saygıyı hak etmek için çok bilgiyle donanmak şarttır.

1. İşe başlarken yöneticisinin odasını kontrol eder; temizlik, havalandırma vb. İşlerin yapılıp yapılmadığına dikkat eder.

2. Gün içinde yapılacak işlerin planını çıkararak, yapılan programı yöneticisine hatırlatır. Plan iki açıdan ele alınır: a) Yöneticisinin işlerini planlama, b) Kendi işlerini planlama. Her ikisinde de “öncelikleri” çok iyi belirler.

3. Yöneticisinin randevularını takip eder, gerekli hatırlatmalarda bulunur.

4. Diğer bölümlerden gelen imza taleplerini organize eder. (Örneğin dış yazışmalarda iki imza gerektiği durumlarda imza derecesi kontrol edilir, yöneticinin uygun olduğu zamanlarda imza alınarak, diğer departmana haber verilir ya da iletilir.)

5. Yöneticisinin okumayı arzu ettiği gazete ve dergileri temin eder, gerekiyorsa “kupürleme” sistemiyle kendisini bilgilendirir.

6. Müdürlüğe ait yazışmaların tapaj işlemini yapar, dağıtımını gerçekleştirir ve mutlaka takip eder.

7. Müdürlüğe ait sekreterya ve yöneticisine ait dosyalama işlerini düzenler.

8. Yöneticisinin visa kart ödemelerini takip eder.

9. Yöneticisine ait seyahat programlarını, otel rezervasyonlarını düzenler, vize, bilet ve döviz alımını sağlar.

10. Toplantılarda gerekli organizasyonları düzenler.

11. Şirket şöförü ile koordineli olarak çalışır.

12. Bölümüyle ilgili ana görev ve sorumlulukları müdürlüğü bazında üstlenir, ancak bu görevleri çoğunlukla kendi yöneticisine yöneliktir.

13. Dosyalama sistemini iyi bilir, evrak yönetimi (record management) olarak adlandırılan “Gelen ve Giden Evrak Kaydı” “Dosyalanması” “Evrakın Takibi” “Kıymetli Evrakın Saklanması” “Süresi Dolanların İmhası” “Arşivlenmesi” işlemlerini eksiksiz olarak ve zamanında gerçekleştirir.

14. Bölümüyle ilgili posta gönderilerinde uygun haberleşme sistemini seçer, şirket bünyesinde Muhaberat Servisi varsa, bu birimle koordineli olarak çalışır.

15. Ziyaretçilerin otel rezervasyonlarını yaptırır ve rezervasyon teyidini ziyaretçiye bildirir.

16. Bölümde çalışanların doğum günleri, düğün vb. gibi özel günlerinde gerekli organizasyonları yapar.

17. Söz konusu uygulamaların gerçekleştirilmesi için, şirket içi tüm departmanlarla ilgili bilgi alış verişinde bulunur.

18. Karar alma ve kararları uygulama konusunda yetki sahibidir. Proaktiftir. Risk almak ve yeni görevler üstlenmek söz konusu olduğunda “yapabilirim” yaklaşımı geliştirebilir.

Yönetim, doğru bir organizasyon akımı diye adlandırılırsa, yönetici sekreteri/sekreter, bu organizasyonun beyni olmak durumundadır. Bu da bir işi baştan sona kadar takip ederek gerekenin yapılması demektir. Başlangıçta oluşturulacak mükemmel bir PLAN mükemmel sonuçlar doğurur.

Yönetici sekreteri/sekreter, yöneticiden ofisboya kadar herkesi verimli kılacak şekilde bir “iş akımı” oluşturmalıdır. Başlangıç noktalarını iyi bilen bir sekreter, yöneticisine destek olur, zaman kazandırır. Merdiven basamaklarını yöneticisi kadar bilip ona göre hareket eder. (Kilit-anahtar görevi)

“Her telefon bir iş’tir” diye düşündüğümüzde, telefonda söylenecek içten bir “günaydın”, kapıyı açıp “buyurun” demek gibidir. Hiç kimse soğuk bir sesin devamında bağlayıcı bir iş görüşmesi yapmak istemez. İyi bir sekreter bu ayırımı çok iyi bilir. Telefon konuşmaları kendi kişiliğinizin de bir aynasıdır.

Masasından bütün departmana uzanan iş akımında her işi bilip, gözlemleyen sekreter, gerektiğinde rahatça inisiyatifini kullanabilecektir. İnisiyatif kullanma ise çok önemli bir sekreterlik niteliğidir ve aynı zamanda etkili bir kişilik göstergesidir.

Hiçbir eleman sekreter kadar “âhenk kurucu” görevi üstlenmemiştir. Bu görev ise kesinlikle iyi bir haberleşme sistemi oluşturmakla mümkündür. Sekreter her türlü bilgiyi müdürüne ulaştırmada ve müdüründen aldığı direktifleri uygulama veya delege etme konusunda aktif olmalı; deyim yerindeyse “verici istasyon” olabilmelidir.

Öğr. Gör. GÜLBİN GÖRAL

Bu e-posta adresini spambotlara karşı korumak için JavaScript desteğini açmalısınız

 

Bu Yazıyı Ekle