Zamanı etkin kullanmak bir planlama işidir. Bu planın yapılmasında yöneticilerin yine en güçlü yardımcısı onların asistanları/sekreterleridir. Planlama, yıllık, aylık ve günlük olarak yapılır. Uzun vâdeli planlar, o yıl nelerin yapılacağını, diğeri bir ay boyunca yapılacak işlerin hangi haftalar ve günlerde gerçekleştirilmesi gerektiğini ve kısa dönem planlar günlük yapılacak işlerin neler olduğunu belirleme işidir.

Örneğin bir günlük planlamada:

- Bugün neler yapılacak? Neler yapılmalı? (yapılacak işlerin konusu belirlenir)

- Yapılacak işlerin hangi araç ve materyallerle yapılacağını belirleme

- Yapılacak işlerin yapılma esnasında kesintiye uğratacak engellere fırsat vermeme

- Öncelikleri belirleme

- İşleri gruplara ayırma

- Gerektiğinde ‘hayır’ demeyi bilme

- Aynı anda birkaç işe birden başlama ve ivediliklerine göre işlere devam etme

Örnek:

Yöneticimizin yabancı bir konuğu 14.04.2007 günü uçakla Yeşilköy Havalimanı’na gelecek, kendisi Conrad Hotel’e yerleştirilmek üzere, aynı gün saat 17.00’de havalimanından alınacaktır. 15.04.2007 tarihinde yapılacak toplantının da hazırlığı yapılması gerekmektedir. 14 Nisan günü aynı zamanda yönetim kurulu toplanacaktır. Bütün bu etkinliklerin planı nasıl yapılabilir?

Yapılan planlama mutlaka kâğıt üzerinde gösterilmelidir. Ana hatlarıyla yapılacak işlerin neler olduğunu görmek, o işlerin ayrıntılarını sırayla yapabilmeyi kolaylaştıracaktır. Şöför Ümit Arın’a “Mr. Robert Cox” yazılı isim levhasını hazırlamak iki dakikalık iştir. Conrad Hotel’den yer ayırtmak beş dakikada halledilebilir. Yine aynı gün toplantı odasını gözden geçirmek ve gerekli materyalleri hazırlamak sabah ofise gelir gelmez veya bir gün öncesinden yapılmış olabilir.

Yapılacak işler sükûnetle ve sâlim kafayla, aynen bir tepsi pirinç ayıklar gibi sırayla yapılmalıdır. Yapılacak işleri önem ve öncelik sırasına dizmeden yapmaya çalışmak, hem kargaşa, hem de gerginlik yaratacak ve mutlaka bir yerde hata yapma olasılığı baş gösterecektir.

Yapılacak iş ne olursa olsun, kesinlikle “biraz sonra”ya bırakılmamalı, “hemen şimdi” yapılmalıdır.

Yapılacak işlerin bir kaçı aynı anda yapılabilir. Nasıl ki hem rüzgâr esip, hem de yağmur yağabiliyorsa…

Bu Yazıyı Ekle