İş hayatında en sık görülen yakınmalardan biri de telefonda kötü muamele görme gerçeğidir.

· Şirket hatları daima meşgul,

· Sekreter sizi yanlış kişilere bağlıyor,

· Kaba bir şekilde karşılanıyorsunuz,

· Beklemeye alınıp sonra da unutuluyorsunuz,

· Bağlantı birden kesiliyor.

Bütün bunların o iş yeri için sonucu, “kızgın kırgın ve mutsuz müşteriler.”

Telefon konuşmaları sekreterin işinin bir parçasıdır ve hoşlanarak, doğru bir şekilde yerine getirmelidir. Sekreter yöneticisinin sesini aktarır. Sekreterin sesi, örgütün sesidir. Kurumsal ve profesyonel davranış şirketin sesinden ve konuşmasından başlar.

Sekreterin verdiği imaj, yöneticinin ve örgütün imajıdır. Kurumlar iyi bir imaj yaratmak için çok para harcar ve kötü bir telefon konuşması bir anda bunu yok edebilir. Aynı şekilde sekreterin yapacağı iyi bir telefon konuşması iyi bir ilişkinin gelişmesini sağlayabilir .

Telefonla iletişim kurarken çok özen göstermelidir. Karşısındaki kişi sizin gülümsemenizi görmese de sesinizden algılayacağı için, o kişi karşınızda gibi içtenlikle konuşmalıdır. Çünkü telefon konuşmalarında başarının büyük payı sese ilişkindir. Dış görünüşün ya da vücut hareketlerinin telefonda hiçbir etkisi yoktur. Bunun için:

· Birisi ile yüzyüze konuşamadığımız zaman yüz ifadelerini göremediğimiz için, örneğin telefonda duyabildiğiniz sözler ile onun söylediklerini anlamaya, yorumlamaya çalışırız. Eğer fiziksel uzaklıkların ortaya çıkardığı iletişim güçlüğünün bilincinde olursak, iletişimimizi güçlendirmek için bazı noktalara daha fazla özen gösteririz.

· Konuşmamızın ana hatlarını önceden belirlemeli ve tüm bu noktalara değinmeliyiz. Söylediklerimizin anlaşılıp anlaşılmadığını kontrol etmeliyiz. Bize bir not iletildiğinde de aynı şekilde etkin bir dinleme eylemi gerçekleştirmeli, karşı tarafın mesajını gerektiğinde onaylamalı, gerektiğinde yinelemeliyiz.

Bu Yazıyı Ekle