• Not almaya herkes ihtiyaç duyar.

 

Asla

 

• Alınan notlar bekletilmemelidir.

 

Daima

 

• Not alırken sürekli uyanık bir zihinle dinlenmelidir.

 

• Eksiksiz not almaya çalışılmalıdır.

 

• Gerekirse kısaltma kullanılmalıdır.

 

• Yetiştirilemeyen kısımlar boş bırakılmalı ya da soru işareti (?) konulmalıdır.

 

• Notlar olabildiğince çabuk temize çekilmelidir.

 

• Telefonda alınacak not uzun ise, konuşma dikte makinesine (diktafon) kaydedilmelidir.

 

Harf Kodlama ve Kısaltmalar

 

• Telefon görüşmelerinde anlaşılmayan kelimelerin karşı tarafdan daha kolay anlaşılabilmesi için kodlama yöntemine gidilir. Türkiye’de kullanılan kodlama sisteminde 29 alfabetik harfin bir karşılığı ülke, il ve ilçe isimleri ile belirtilmiştir. Örnek olarak aşağıdaki tablo verilmiştir (megep.meb.gov.tr).

 

A Ankara

 

B Bursa

 

C Ceyhan

 

Ç Çanakkale

 

D Denizli

 

E Edirme

 

F Fatih

 

G Giresun

 

H Hakkari

 

I Ilgaz

 

İ İzmir

 

J Japonya

 

K Kayseri

 

L Lüleburgaz

 

M Malatya

 

N Nevşehir

 

O Ordu

 

Ö Ödemiş

 

P Polatlı

 

R Rize

 

S Sivas

 

Ş Şile

 

T Trabzon

 

U Uşak

 

Ü Ürgüp

 

V Van

 

Y Yozgat

 

Z Zonguldak

 

Kodlama sisteminde anlaşılamayan kelimeler için şöyle kodlama yapılır: Örnek NAVLUN sözcüğü Nevşehir, Ankara, Van, Lüleburgaz, Uşak, Nevşehir şeklinde kodlanarak, sözcüğün doğru anlaşılması sağlanır.

 

Kısaltmalar

 

Telefon görüşmelerinde telefonu uzun süre meşgul etmemek ve konuşmaları kısa kesmek önemli bir kuraldır. Profesyonel bir sekreter kendi yöntemlerini geliştirerek not alırken, mesajları kaydederken bazı kısaltmalar kullanabilir. Bu kısaltmalar sekreterin yaratıcılığı ölçüsünde çoğalacak ve bunları aklında tutmasına bağlı olarak etkinliği artacaktır.

 

 

Bazı kısaltma örnekleri aşağıdaki gibidir:

 

• Folklör-flk

 

• İmparator-imp

 

• Profesör-prof

 

• Litre-lt

 

• Metre-m

 

• Hizmet-hzm

 

• Mühendis-müh

 

• Yeni Türk lirası-YTL

 

• Türkiye Büyük Millet Meclisi-TBMM

 

• Çocuk Esirgeme Kurumu-ÇEK

 

• Devlet Malzeme Ofisi-DMO

 

 

Profesyonel bir sekreter telefon görüşmelerinde (dinlenenden not almada) zamandan tasarruf sağlamak için bu ve buna benzer kısaltmaları kullanabilir (megep.meb.gov.tr).