Aranan biz değilsek aranan için mesaj almalı, mesajı doğru almalı, mesajı ilgilisine iletmeli ve mutlaka zamanında iletmeliyiz. İyi alınan bir mesaj en az şu bilgileri içermelidir.

• Arayanın firmasının adı,
• Arayanın adı ve soyadı,
• Telefon numarası,
• Aradığı gün ve saat,
• Bıraktığı mesaj,
• Mesajı alanın adı.

Bu amaçla hazırlanmış olan telefon mesaj formunu tüm mesajlar için kullanmalıyız. Mesaj formu tesadüfen elimizin altında yoksa tüm bilgileri yine eksiksiz olarak almalıyız.Telefon mesaj formları bir süre sonra atılırlar. Tavsiyem odur ki, mesaj formunu atmadan önce telefon numaralarını ve kısaca diğer notları ajandanıza da yazmamızda yarar vardır. Bir süre sonra aynı telefonu aramak istersek izini kolayca bulabileceğimiz gibi telefon görüşmesinin tarihini de ileride doğabilecek ihtiyaçlar için kaydetmiş oluruz. Ayrıca telefon mesaj formlarını hemen atmamakta da yarar vardır. Aynı kişi kısa bir zaman dilimi içerisinde birkaç kez ararsa aynı bilgileri kendisine her defasında sormak zorunda kalıp sinirlenmesine neden olmamış oluruz (www.yontek.com).

ASLA

• Hafızanıza güvenmeyin.

DAİMA

• Telefon ya da diğer mesajların akılda tutulmasının güvenilir olmayacağını hatırlayın.
• Ve telefonla aranılan zaman ve tarihi, görüşme yapılmak istenen kişinin adını, arayanın adı, adresi ve telefon numarasını, alınan mesajın önemli detaylarını mutlaka kaydedin.

Bunun için ihtiyaçlarınıza göre aşağıdaki gibi bir form düzenleyebilirsiniz ya da kırtasiyecilerden satın alabilirsiniz.

Geliştirilmiş Telefon Görüşme Kayıt Formu

• Siz mesaj bırakıyorsanızKarşınıza çıkan telesekreterlerin genellikle mesaj alma süresi kısıtlıdır. (Genellikle 1 dakika.) Bu süre içerisinde yeterli mesaj ve bilgi aktarmayı telefon açmadan önce düşünün. Bilgiler, en azından adınızı ve telefon numaranızı ve kısaca arama nedeninizi içermelidir(www.yontek.com).

Bu Yazıyı Ekle