İş hayatında girişimcilere, özel yaşamda bireylere ihtiyaçları kapsamında para ve kredi imkânı sağlayan bankalarla kurulan ilişkilerde sekreterlerin çalışma şartlarını planlı ve dikkatli bir şekilde yönlendirmeleri gerekmektedir.

İşletme sahiplerinin ekonomik koşullarda nakit paraya olan ihtiyaçlarını temin etmek üzere bankalara başvurmak isterler. Sekreterler bu aşamada bütün bankaların kredi şartlarını öğrenmeli, iyi bir araştırmayı yapması gerekli olan para ihtiyacı için en uygun bankayı tercih etmesinde kolaylık sağlamaktadır. Çekilen kredinin bankaya geri ödenmesi sürecinde sekreterler kesinlikle ödeme tarihlerini not almalı, unutmamalıdır. Unutulan, geçiştirilen tarih fazladan faiz ödenmesine neden olur. Bunun için ödeme planı hazırlanmalıdır. Ödeme gerçekleştirildiğinde makbuz dosyada saklanmalı, gelecek ay ki ödeme için hazırlık yapılmalıdır. Bankalarla kurulan ilişkilerde titiz olunmalıdır. Ödeme tarihi cumartesi veya Pazar gününe geliyorsa pazartesi için gerekli tutarın hazırlanması gerekir.

Sekreter, işyeri sahibinin kredi kartlarının hesap kesim tarihlerini, borç miktarlarını, son ödeme tarihlerini not almalı, gününde ödenmesi için bilgilendirme yapmalıdır. Kredi kartlarının her ay gelen hesap dökümlerini atmamalı, incelenmesini yaptıktan sonra ilgili olan dosyasında saklamalıdır.

Mal alımları esnasında kredi kartından ödeme yapılacaksa kredi kartının limitin öğrenmeli; hesaptan ödeme yapıldıysa havale veya EFT saatlerine dikkat etmeli, ödeme yapıldıktan sonra yazıcıdan çıktısı alınmalı ve dosyalara yerleştirilmelidir. EFT ile yapılan ödemelerde Internet’te bazı durumlarda problemler yaşanabilir. Bunun için karşı tarafla görüşmeli ve hesap numaraları kontrol edilerek gönderim yapılmalıdır. Artık bankalar güvenirlilik açısından Internet ortamında gerekli önlemlerini almışlardır. Bankalar sağladıkları imkânlardan yararlanmak verimliliği arttırır.

İş gezisine çıkan yöneticinin uçak bileti, arabasını havalimanı içine bırakması, kahvaltı gibi ihtiyaçlarının sağlanmasında bankaların sağladığı hizmetlerden yararlanılabilmektedir. Uçak biletini hesabında topladığı puanlarla gidiş-dönüş olarak alabilir. Kahvaltı gibi yeme-içme ihtiyaçlarını düşünen bankaların havalimanı içindeki birimlerine giderek topladığı puanlarla ihtiyaçlarını karşılayabilir. Tabi çok fazla kredi kartının olmamasına dikkat etmek gerekir. Ödemelerde bazen problemler yaşanabilir. Bu tip hizmetlerden yararlanabilmek için sekreterin gerekli banka kartlarını araştırması ve yöneticisini yönlendirmesi gerekir.

Firmanın ihalelere katılması aşamasında bankalardan geçici teminat mektubu veya kesin teminat mektubu alınabilir. Banka ile görüşülerek teminat tutarları hesaplandıktan sonra gerekli işlemler başlatılabilir. Mal alınan firmalar da bazen güvenilirlik açısından bankadan teminat mektubu almanızı isteyebilir. Sekreter banka ile görüşmeli, gerekli şartların ne olduğunu öğrenmeli ve formları doldurarak bankaya vermelidir. Bankadan alınan teminat mektubu hem ihaleye katılmanız için hem de mal aldığınız firma ile alışverişinizi netleştirmek için yöneticinize bu yoğunluk durumunda büyük bir hizmet sağlar.

Sekreter bankalarla iletişimini güçlü tutmalı, titiz davranmalı, dosyalamayı özenli bir şekilde yürütmelidir.

Kolaylıklar Dilerim…Havva ALTAŞ

Bu Yazıyı Ekle