Dijital Dosya Arşivleme’de (DDA) en önemli karar noktaları; arşiv kullanıcılarının kimler olacakları ve ne iş yaptıklarıdır. Bu kullanıcıların teknik bilgi seviyeleri ve o güne kadar kullandıkları mevcut dosya ve arşivleme sisteminin ne derece konforlu ve kolay kullanıldığı ve bu sistemin ağ üzerinde ne derece güvenli korunduğu tespit edilmelidir. Oluşturulacak yeni arşiv sisteminin başarılı veya başarısız olması bu tespitlerin en başta yapılarak yeni sisteme kaynaştırılmasına bağlı olacaktır.

Mevcut sistemdeki personel ve teknik sorunlar tespit edildikten ve bunun ışığında DDA’daki hedefler belirlendiğinde ikinci aşama olan Planlama aşamasına geçilebilir. Mevcut sistemde beğendiğiniz ve beğenmediğiniz konuları belirledikten sonra gerekli değişiklikler haritalanabilir. Bu süreçte bütün kullanıcılar ile ortak çalışılmalı her bölümde arşive giriş ve kayıt yetkisi olan bölüm sorumluları veya kullanıcılarının işbirliğine başvurulmalıdır. Sonuçta konuları ile ilgili arşivleme bilgisine kendileri daha vakıf olacaktır. Bu kişilere eğer gerekir ise yeni kurulan sistemle ilgili kısa bilgi ve gerekli ise eğitim verilmesi de planlanmalıdır.

İş akışının oluşturulmasında bir sonraki aşama veri tabanının oluşturulmasi olacaktir. Yazilacak veri tabanında bulunan sektöre ve işin niteligine göre katagoriler oluşturulacaktır. Her katagori kendisi ile ilgili alt katagoriler oluşturacaktır. (Örneğin hazır giyim firması ise, Koleksiyon ana baslığı altında, her seneye ait yaz ve kış tasarımlarının yer aldığını kataloglar, broşürler, çizimler v.s.)

Bu aşamada ayrıca kayıtların hangi dosya formatlarında yapılacağı ve ilgili dosyalara erişim ve kayıt işlemlerine kimlerin yetkilendirileceği ve moderator olarakta veri tabanını kimin kontrol edeceği tespit edildikten sonra son aşamaya geçilebilir.

Son aşamada bu arşive kayıt edilecek dosyaların hangi yollarla sisteme alınacağı netleştirilmelidir. Resimler çeşitli tarayıcı ve transfer yollari ile kayıt edilebilecek iken, faks v.s. belgeler eğer faks dijital ortamda bilgisayara direk gelmiyor ise yine tarayıcılar aracılığı ile sisteme alınıp Adobe türü programlar ile kayıt altına alınabilir.

Dışarıdan bakıldığında teknik görünebilecek bu işlemler küçük ve orta ölçekli firmalarda çalışan yönetici asistanlarının yönetiminde bilgi işlem ile ortak çalışmalar yürütülerek oluşturulur. Daha büyük ölçekli firmalar dijital arşivleme ve iş akışı ile ilgili müşteriye özel veri tabanı yazan firmalarla çalışarak daha kapsamlı programların yazılım ve yönetiminde bu firmaları görevlendirirler.

Bu Yazıyı Ekle