Yönetici asistanlığı kavramı artık bilimsel sekreterlik literatürüne yerleşti. Biz yıllardır sekreterliğin bilimsel disiplinlerden yararlanması gereken bir meslek olduğunu savunduk. Yeni gelen neslin genç çalışanları, üniversite veya sekreterlik yüksek okullarını bitirmiş bilinçli elemanlar ve gerçekten, bir yöneticiyi temsil edebilecek düzeyde yetişmiş yönetici asistanları…

Çalışan yönetici asistanları arasında yaptığımız grup çalışmalarında, onların ortaya koydukları “Yönetici Asistanı” tanımları şöyle:

• Çalıştığı bölüm, kuruluş ve yöneticisini; davranış, meslek ahlâkı, eğitim ve becerileri ile en iyi şekilde temsil eden ve en zor anlarda bile kendi doğrularından ödün vermeden yöneticisinin işlerini kolaylaştıran, şirketin önemli bir üyesidir.
• Yöneticisini en iyi şekilde temsil eden, görevinin bilincinde olan ve yoğun zamanlarda yöneticisine destek veren kişidir.
• Yönetici asistanı; mesleğini tüm bilimselliği ile ele alan, insan ilişkilerini mükemmelliğiyle taçlandırarak, gerektiğinde yöneticisi adına karar verebilecek, onun sağ kolu olacak şekilde çalışan ve iş disiplinini kendisine prensip edinen kişidir.
• Her şeyden önce güler yüzlü, yardımsever, anlayışlı ve nazik bir insan, işini severek yapan ve gerektiğinde yöneticisine alternatif olabilin, yöneticinin en yakın çalışma arkadaşıdır.
• Yöneticinin sağ kolu, sırdaşı, aynı zamanda haber alma istasyonu olabilen, inisiyatif kullanabilen, aktif, prezantabl  ve lider özellikli bir kişidir.
• Yönetici asistanı; sekreter gibi firmadaki diğer kişi ve yöneticilere karşı değil, sadece kendi yöneticisine karşı sorumludur.
• Bölüm sekreteri gibi yöneticisine işle ilgili konularda değil, özel yaşamı ile ilgili konularda da yardımcı olur. (Ödemeleri, eşinin ajandası, çocukları, annesi, arkadaşları, kulüpleri  vb.)
• Yönetici asistanının, bölüm sekreterine iş verme yetkisi vardır. Zaman zaman diğer müdürlere bile görev aktarımı yapabilir.
• Bölüm sekreterlerinin sorumlulukları daha geneldir. Kişilere dağıtılabilir. Asistan sorumluluklarını  kendisi yerine getirmek durumundadır. Asistanın yaptırımı kuvvetlidir.
• Yöneticisine ait işleri planlayan, işleri organize eden, koordinasyonda aktif roller üstlenen, yöneticinin yokluğunun en aza indirgenmesini amaçlayan ve diğer kişi ve kuruluşlar arasında köprü görevini üstlenen kişidir.
• Yoğun ve tempolu iş hayatında, kendi bilgilerini ve sosyal becerilerini kullanarak, müdürünün sağ kolu olma görevini üstlenen, onun iş arkadaşı ve sırdaşıdır.

Yukarıda sıraladığımız bulgular,[1] gerçek iş yaşamındaki yönetici asistanlarının dile getirdikleri fikirlerdir. Gözlemimize göre de son derece başarılı birer asistanlık yapan, deneyimli  arkadaşların  düşüncelerini  genç meslektaşlarının bilgilerine sunmaya çalıştık.

Sevgiyle, sağlıcakla…

GÜLBİN GÖRAL

[1] Göral, Gülbin, Yönetimde Armoni, Dharma Yayınları, 2004

Bu Yazıyı Ekle