Hem toplum ve işletmeler hem de işletmenin insan kaynakları için hayati önem taşıyan zaman faktörünün kullanılmasını etkileyen faktörleri iki grupta toplayabiliriz: Bunlar, sosyal ilişkiler, kişisel ve kültürel ilişkiler ile kişilerin içinde bulunduğu organizasyonun yapısıdır.

Sosyal ilişkiler, kişisel ve kültürel özelliklerden kaynaklanan ve zaman kayıplarına yol açan veya zamanı kötü kullanmamıza sebep olan faktörleri şöyle sıralayabiliriz

-Plansız çalışma alışkanlığı,

-Yapılacak işleri acilden acil olmayana göre bir sıralamaya koymama,

-Telefon konuşmaları ve ziyaretçilere ayrılan zamanı denetleyememe,

-Çabuk sinirlenme, işe zor konsantre olma,

-Başkalarının işlerine zaman ayırma,

-İş ve seyahat programlarını iyi düzenleyememe,

-Henüz gün bitmedi akşama daha çok var düşüncesi,

-Etkili ve çözüme yönelik kararlar alınmaması,

-İş başında iş dışındaki konulardan konuşulması,

-Güne moralsiz ve yorgun başlanması,

-Kişinin yaptığı işten tatmin olmaması,

-Özel kişiler ve onlara gösterilen ilgiler.

Tüm bunların yanında kültürel özelliklerimizden dolayı oluşan zaman kayıpları vardır. Örneğin; ziyaretçi kalkıp gitmeyi kendi isteyene kadar ziyaret süresi devam eder.

ORGANİZASYONLARDAN KAYNAKLANAN ZAMAN KAYIPLARI

Zaman kayıpları yönetimin temel fonksiyonları olan planlama, örgütleme, emir-kumanda, yürütme ve denetimin tam anlamıyla yerine getirilmesinden kaynaklanan faktörleri şöyle sıralayabiliriz

-İşletmenin amaçlarının yeterince açık olmaması,

-Yapılacak işlerin belirli bir sırayı takip etmemesi,

-Öngörü tekniğinin bulunmaması,

-Planlamaya önem verilmemesi,

-Yöneticilerin astlarına güvenmemesi,

-Karar vermek için yeterli verilerin bulunmaması,

-Çalışanlar arasında işbirliğinin zayıf olması,

-Emir-komuta zincirinin işlememesi,

-Personel konusunda nitelik ve niceliğe önem verilmemesi,

-Görev ve iş tanımlarının yapılmaması,

-Çeşitli gruplaşmalar ve çatışmaların varlığı.

Tüm bunların yanında içinde bulunduğumuz iş kolu, iş yaptığımız diğer
işletmeler, sektörün yapısı, ülkenin ekonomik ve politik durumu, rekabet şartları, rakip firmalarda zamanın nasıl kullanıldığını büyük ölçüde etkiler.

ZAMANI DAHA İYİ KULLANMAK İÇİN NELER YAPILMALI

Zamanı daha iyi kullanmak için, zamanın nasıl nerede ve ne şekilde kullanıldığını görebilmemize yardımcı olan bir zaman ajandanın bulunması gerekir. Bu ajanda iş gören ve yönetici davranışlarına yansımalıdır. Örneğin; verilen zaman envanterini de bir sonraki gün yapılacağı belli olan tüm faaliyetleri öncelik ve aciliyet sırasına göre düzenleyerek ve gerekli zamanı tahsis ederek planlama, ertesi güne listedeki ilk işten başlayarak harcanan süreleri zaman envanterine kaydetmek, gün içerisinde ortaya çıkan planlanmamış işleri de listeye harcanan süre ve gereken süreyi de vererek kaydetmek. Böylelikle ajandadaki günlük verimliliği hesaplama imkanı bulunacak ve akış analizi için gerekli olan veri bankası oluşturulacaktır.

Toplam kalite yönetiminin temellerinden birisi olan "Sürekli Gelişme ve İyileşme"veya Kaisen felsefesinde hedef belirli bir standardı tutturmak değil, seviyeyi - o seviye ne olursa olsun- sürekli ve hızlı bir tempoda geliştirmektir

Sürekli Gelişme ve İyileşme Sürecinin ve Deming Döngüsünün zamanı

PLANLA: Ne yapmak gerektiğini ve bunu nasıl yapacağını belirlemek

UYGULA: Planı ve ölçüm araçlarını uygulamaya sokmak

KONTROL ET: Sonuçları değerlendirmek ve varsa sapmaların nedenlerini
aramak

ÖNLEM AL: İyileştirmeyi kararlı hale getirmek ve yeni çalışma kuralları düzenlemek

STANDARTLAŞTIR: Ulaşılan yeni noktayı standart olarak belirlemek

Deming Döngüsü

Doğru ve gerçekçi planlar yapmak. Planlama yaparak, içinde bulunulan
durumun analizi yapılabilir, tahminleri değerlendirilebilir yeni tahminlerde bulunabiliriz. Hedefleri daha açık belirleyebilir, hedeflere ulaşmak için alternatif hareket tarzlarından en uygun olanını seçebiliriz. Çözüm için optimal kararı tereddütsüz verebilir ve uygulamaya koyabilir, denetleme ve gözden geçirme işlemlerini daha rahat yapabiliriz.

-İstifçi olmamak ve dağınık masa hastalığından kurtulmak bunun için, bıkılan ya da daha ilgi çekici bir işle karşılaşıldığında yapılmakta olan işi bırakmamak, daha adi bir iş olmadığı sürece bir sonraki işe geçmemek gereklidir.

-Masa ya da cep günlüğü kullanmak, çabuk hatırlamak için not almak, etkili konuşmak ve hızlı okumak gereklidir.

-Yöneticinin astlarının getirdikleri her sorunun çözümünü de getirmeyi istemesi, astların da yöneticisine sorun götürürken mutlaka çözüm alternatiflerini de götürmesi gereklidir.

-Ne zaman "evet" ne zaman "hayır" denmesi gerektiğinin belirlenmesi gereklidir.

-Sık sık seyahat yapılıyor ise mutlaka seyahatin planlanması (nerede, ne zaman, kiminle hangi konularda görüşeceğinin, hangi bilgi ve belgelere ihtiyaç olduğunun önceden belirlenmesi ve gerekli randevuların alınması) gereklidir.

-Bir iş için ayrılan zamanın başka bir iş için de kullanılması gereklidir.

-Etkin ve yeterli ölçüde yetkinin devredilmesi, yetki ve sorumluluk dengesinin iyi ayarlanması gereklidir.

-İş analizi, süreç analizi, iş ve görev tanımlarının yapılması gereklidir.

-Tüm çalışanların inandığı ve desteklediği etkin bir performans değerleme sisteminin kurulması gereklidir.

-En büyük zaman tuzakları olan ziyaretçiler, telefonlar ve gündemli ya da gündemsiz toplantıların iyi denetlenmesi gereklidir.

-Çalışanların sürekli kendisini yenileyen ve değişime açık olan bir yapıda olması, kalite ve kantite olarak yeterli çalışan olması gereklidir.

Akşam analizinden elde edilen veriler, yukarıda sıralanan sorular ve önerileri ile gerçek sorun tespit edilecek, en doğru çözüm ve davranış biçimleri üretilerek bir sonraki gün için doğru planlar yapılacaktır. Amaç doğruya ulaşmak ise yanlışın nerede ve nasıl olduğunu görmekle işe başlamak, ulaşılan yeni standardı bu seviyeye çekerek bir sonraki güne bu yeni durumla başlamak gerekecektir.


HAZIRLAYAN:  Zuhal İşgüderoğlu

Bu Yazıyı Ekle