" mesleğinizin kötüsü" olmayın!  Eleştirildiğinizde üzülebilirsiniz!

İyi bir yönetici asistanı/sekreter olabilmek, sadece ofisteki işleri iyi organize edebilmek, ingilizceyi iyi konuşabilmek ya da hızlı yazı yazmabilmekten ibaret değildir..

Firmanızı arayan bir müşteriye, yöneticinizi arayan bir başka yöneticiye, telefon bağlayacak bir başka sekretere profesyonellik anlamındaki izlenim, telefonu açtığınızda ilk SİZin tarafınızdan verilmiş olacaktır..

Firma sahipleri, ofislerine sekreter alırken, ödeyecekleri maaşın karşılayabildiği kadar özelliğe sahip kişileri seçiyorlar. Özellikle küçük ofislerde sekreter olarak görev yapan kişilerin niteliksizlikleri, kendileri farkında olmasalar da hem çalıştıkları yerin, hem de mesleğin imajını olumsuz etkilemektedir. Sekreterlik mesleğinde, çalışanların niteliklikleri çok çeşitlilik gösterir. Çok eğitimli ve donanımlısı da vardır, mesleki bilgisi az, tecrübesizi de...

Her ne düzeyde olursa olsun bir çalışan için önemli olan işini doğru düzgün yapmak ve yaptığı işle ilgili kişisel gelişimine önem vermektir. Çalışma hayatında karşılaştığımız olumlu ve olumsuz örnekler, dikkatle izlendiği ve ders alındığı takdirde kişisel gelişimimize büyük katkı sağlamaktadır.

Gelen telefonları cevaplarken dikkat edilmesi gereken bazı detaylar :

• Firmamızı temsil ettiğimizi asla unutmamalıyız.
• Telefonu gülümseyerek açmalıyız. Olumlu enerjimiz mutlaka karşı tarafa yansıyacaktır.
• İş tempomuz yoğun olabilir, zor bir gün geçiriyor olabiliriz.  PROFESYONELLİK bunu karşı tarafa hissettirmemektir.
• İnsanlar karşılarındaki muhatabın kim olduğunu bilmek isterler. Bu yüzden telefonu açtığımızda mutlaka hem firmamızın ismini hem de kendi ismimizi söylemeliyiz. (Santralde isek ve otomatik santral yoksa firma adı söylenmeli, birim sekreteriysek sadece ismimizi söylemek yeterlidir)

-  TURKCELL.. İyi günler. Ben Burcu. Nasıl yardımcı olabilirim?

-  Buyrun, ben Özlem…

-  Gürel Selçuk’un makamı, buyrun.

• Telefonu açmadan önce konuşuyorsak mutlaka kesmeliyiz. Bunun nedeni, o esnada konuşulanlar şirkete ilişkin özel bilgiler olabilir ve karşı tarafın bunu duymaması gerekebilir. Ya da özel bir konu olabilir ve bunun duyulması doğru olmaz.

Bazen şu tarz konuşmalara da rastlıyorum :

-   …….… Bakanlığı

-  Ahmet Özgüven’le görüşmek istiyorum.

-  Bi saniye.. (telefonu aktarırken aynı anda şu konuşmayı yapmaktadır: burdan çıkınca kuaföre gideyim, kendime bakı…)

!!?!?!!

Bu hiç şık olmayan bir telefon aktarma biçimidir. Telefonu ilgili kişiye aktarırken MUTLAKA diğer konuşmalarımıza ara vermeliyiz..

• Öfkeli bir müşterimiz arıyor olabilir. İlgili bir üslupla çağrıyı karşılayıp, mümkünse durumu yumuşatarak, kendisini doğru kişiye yönlendirmeliyiz.
• “tabi canım aktarıyorum”, “Hayatım Ahmet bey ofiste mi” gibi üslupların kesinlikle kullanılmaması gerekir. (Özellikle kamu kurumlarında çalışan bazı birim sekreterlerinde genellikle karşılaştığım bir konuşma şeklidir)
• Net ve doğru bir Türkçe ile konuşmalıyız.
• Durum ne olursa olsun, nezaketimizi korumalıyız.
• Samimiyet ile laubalilik birbirine sıkça karıştırılabilen bir durumdur. Buna mutlaka dikkat etmeliyiz.
• Telefonla konuşurken aynı anda mutlaka not almalıyız, karşı tarafa 2-3 kez ismini söylettirmek doğru değildir.

Sizin de bu konuda karşılaştığınız olumsuz/olumlu örnekler varsa lütfen mesaj atınız. Bu e-posta adresini spambotlara karşı korumak için JavaScript desteğini açmalısınız

Yapılan yanlışları görmek, doğruyu bulmakta yardımcı olmaktadır.

Bu Yazıyı Ekle