Kendinize ait iş tanımınızı en son ne zaman gördünüz? Veya en son ne zaman İK veya bağlı olduğunuz müdürünüz sizden iş tanımınızı gözden geçirmenizi istedi? Medyum değilim ama sanırım cevabınızı biliyorum: Uzun zaman önce!

Aslında 'iş tanımları', yöneticiler için, performans ve verimliliği geliştirme açısından oldukça güçlü bir araç. Özellikle bir firmanın kurumsal hedeflerinin gerçekleşebilmesi için 'rollerin' net tanımlanması kritik bir mesele. İş tanımları genel anlamda şunların tanımlanmasına yarıyor: 1. Hedefler 2. Sorumluluklar ve karar alma yetkileri 3. Yapılacak işin hangi çerçevede (prosedür ve politikalar) gerçekleştirileceği 4. Çalışanın organizasyon şeması içindeki yeri 5. Sahip olunması gereken beceriler Fakat bu genel tanımların dışında, aslında bir firmanın iş tanımlarını kullanmasının sayısız yararı olduğu bilinen bir gerçek. Yakın geçmişte yapılan iş tanımlarının kullanımı analizi çalışması, iş tanımlarının yaklaşık 132 önemli yönetimsel kullanım potansiyeli olduğunu ortaya çıkarmış! Fakat burada anahtar kelime 'potansiyel', çünkü iş tanımlarının gerçek yararları pratikte maalesef hayata geçirilememiş durumda. Genellikle bir müdür, iş tanımlarını en fazla dört veya beş amaç için kullanmakta. NEDEN ETKİN KULLANILAMIYORLAR? Yönetim Danışmanı ve Maine Husson Üniversitesi’nde görevli Profesör Philip C. Grant’in bu konuya yönelik detaylı makalesinde anlatılan önemli bir çalışma var. Yakın tarihli olan bu çalışmada, 70 yöneticiye 'iş tanımları'nın ne olduğu hatırlatılmış ve kullanım alanları hakkında bilgiler verilmiş. Sonra da niye kurumlarının iş tanımlarından daha etkin olarak yararlanmadıkları sorgulanmış. Çıkan sonuçlar, ağırlıklı bir oranda yöneticilerin, aslında 'iş tanımları'nın ne işe yaradığını bilmediğini göstermiş. Tanımların, genel olarak, işlerin içeriğini dizayn etmeye, işe alımlara ve personel oryantasyonuna yardımcı bir malzeme olarak kullanıldığı belirlenmiş. Yöneticilerin yüzde 40’ı, iş tanımlarının nasıl kullanılabileceği hakkında bilgi sahibi olduğunu, ancak kendilerinin kullanamama sebeplerinin, ağırlıklı olarak, anlam teşkil etmeyecek kadar 'genel' bir dilde yazılmış olmalarından kaynaklandığını ifade etmiş. Aynı araştırmada yöneticilerin yüzde 35’i ise, genellikle 'iş tanımları'nı kullanmayı reddettiklerini, çünkü tanımların işin anahtar kısımlarını içermediğini söylemiş. Örneğin geçici işler, takım sorumlulukları ve beklenmeyen problemlerle ilgilenilen zamanlar iş tanımının içinde yer almıyor; ancak yöneticilere göre bunlar bir çalışanın gününün önemli bir kısmını alıyor. Yöneticilerin yaklaşık yarısı da, organizasyonları içindeki iş tanımlarının doğruluğuna inanmadıklarını belirtmiş. Yanı sıra, iş tanımları formatlarının departmanlar arası tutarsız olması da başka önemli bir problem. KULLANMASAK NE OLUR? Amerika’da yapılan araştırmalara göre, orta ve büyük ölçekli firmaların yüzde 95’inde 'iş tanımları' kullanılıyor. Türkiye’de, İnsankaynaklari.com'la yaptığımız araştırmaya göre ise, çalışanların yaklaşık yüzde 82’si (ufak bir kısmı ne olduğunu hatırlamasa da) bir iş tanımı olduğundan haberdar. Ancak bu kişilerin yarısından fazlası, yapılmış olan iş tanımlarının dışında birçok işi üstleniyor olmaktan mustarip. İşte belki tam da bu sebeple, bugün birçok firma iş tanımları yazmaktan vazgeçmiş durumda; çünkü sıkça organizasyonel yapılar değişiyor. San Francisco Devlet Üniversitesi’nden Dr. John Sullivan 'iş tanımları'na tamamen karşı olanlardan. İşe yaradıklarına dair hiçbir kanıt olmadığını, iş tanımı kullanan firmaların kâr oranları, karşı açılan dava sayıları veya personel verimliliği konusunda hiçbir istatistik olmamasının ilginç olduğunu söylüyor Sullivan. Manchester Üniversitesi’nden Reese ve Eldrige’in 2007 tarihli 'Çalışan seçimi süreçleri' konulu akademik makalesinde de, benzer bir bakış açısı var. Kendileri, kurumun ve toplumun değişimi kadar, çalışanların 'kişisel' değişiminin de önemli olduğunu vurguluyor. Bu anlayışla ele alındığında, iş tanımı, çalışanın da katılımıyla sürekli yenilenmeli diye özetliyorlar fikirlerini. Sullivan’dan farkları ise, çalışanın 'biyolojik' ve 'sosyal' değişimine yaptıkları özel vurgu. Yazının tamamlanması için, koyu bir iş tanımları karşıtı olan Sullivan’ın, artık meseleyi abartarak hazırladığı 'iş tanımları kullanımını bırakmak için 17 sebep' listesinden size bir seçki. İş dünyası kurallarının 'firmaya özel' uygulamalarına inanan biri olarak, her zaman dediğim gibi: “Karar sizlerin”. 1. Hızlı değişen iş dünyası ortamında, yazıldıkları anda bile 'modası geçmiş' olabiliyorlar. Hele sadece birkaç yılda bir yenilendikleri düşünülürse... 2. Çalışanları senin işin/benim işim çatışmasına sürüklüyorlar ve 'kutu dışı düşünme'yi engelliyorlar. 3. Çoğunlukla işin teknik tarafıyla ilgili hiçbir bilgisi olmayan İK uzmanları tarafından hazırlanıyorlar. 4. Sıklıkla çekmecelerde toz tutarlar. Hatta birçok çalışan kendisine ait iş tanımını hiç görmez. 5. Genellikle çok 'geniş' tanımlar içerirler. 6. Birçoğu tek bir bilgi kaynağı kullanılarak hazırlanır (360 derecelik bir yaklaşım yerine) veya korkunç uzunluktaki bir iş analizi soru formu kullanılır. 7. Genellikle 'kâğıt' üzerinde olurlar ve organizasyondaki diğer birçok kişiye açık olmazlar. Okumaları da oldukça sıkıcı. 8. Sıklıkla, hatta neredeyse hiçbir zaman, çalışanın performans değerlemesiyle ilişkilendirilmezler. 9. Hazırlanmaları haftalar sürer. ANKET SONUÇLARI İş tanımınızı biliyor musunuz? Bilmiyorum, iş tanımım yapılmadı yüzde 18,80 Biliyordum ama şu anda hatırlamıyorum yüzde 1,38 Çalıştığım sürede iş tanımım çok değişti, artık bilemiyorum yüzde 6,42 Biliyorum ama işim olmayan birçok görevi de üstlenmek zorundayım yüzde 46,44 Biliyorum ve bu tanımın dışına çıkmıyorum yüzde 26,96 Katılımcı Sayısı: 3409

Bu Yazıyı Ekle