Sosyal ve ekonomik bir sistemde, insanlar ve makinalar arasında bir uyum sağlayarak, belirlenmiş amaçlara doğru yapılan ve yaptırılan tüm çabalar yönetim sürecini oluşturur.

 

Başarılı bir sekreter, yönetim fonksiyonlarını, işlerinin her evresinde uygulayacak bir büro elemanı olmalıdır.

 

PLANLAMA

Geleceği zaman dilimlerine bölmek, sonra yapılacak işlere önem ve öncelik sırası vermek ve bunları uygun biçimde bu zaman dilimleri içerisinde akıllıca dağıtıp yerleştirmektir.

 

Kısacası planlama “gereksinmelerle kaynakların dengeleştirilmesi”dir.

 

Başarısızlıkların ana nedeni, düşünmeden, alelacele yapılan işler olduğundan ön araştırmalar yaparak, düşünerek karar verilen bir çalışma yapmak gereklidir.  Planlama, yapılacak işin amacına yönelik olmalı, dengeli ve akılcı ve olabilecek alternatif durumlar karşısında esnek olmalıdır.

 

Planlamanın gerekleri;

 

Yapılacak işin analizi

 

 İleriyi görme, akılcı olma ve verileri değerlendirme

 Ulaşılmak istenen hedefleri saptama

 Alternatifleri gözönünde bulundurma

 Seçenekler arasından en uygununu seçme

 Bunları sıraya koyma / zamanlama

 

Profesyonel bir sekreter, her gününü planlamalı, ajandasına yıl içerisindeki önemli günleri mutlaka kaydetmelidir.  Bazı işler bir yere kaydedilmezse hatırda kalmaz ve işlerin zamanında yapılmaması sekreteri güç durumlara düşürebilir.  Sekreter, bir sonraki haftanın ajandasını ya da takvimini önceden gözden geçirmeli ve yapması gerekenler hakkında ön bilgi sahibi olmalıdır.  İşleri, önemli ve acele olanlar, normal rutin işler ve daha sonra yapılabilecek işler olarak sıralamalıdır.

 

Bazen aniden ortaya çıkan işler, sekreterin programını bozabilir bu durumda bilgi ve becerisi, ofis hakimiyeti, büro araç-gereçlerini kullanma becerisi yardımcı etkenler olacaktır.

 

ÖRGÜTLEME

 

İşlerin hedeflenen amaca doğru gerçekleştirilmesi için yapılması gereken çalışmalar sistemidir.  Örgütleme, yapılan planların uygulanmasını sağlayan bir araçtır.

 

Örgütün tüm öğesi insan olmakla birlikte, diğer araç-gereç, bina, makine, parasal kaynaklar da örgütün işlemesi için gerekli olan elemanlardır.

 

Sekreterlik işleri açısından örgütleme;

 

1.            Yapılan her işin amacı verimli çalışmaya yönelik olmalıdır.

2.                  Kapasite, yetenek ve planlananın üzerinde aşırı yoğun ve ağır bir çalışmaya girilmemelidir.

3.                  Yapılan işlerin gerekçeleri bilinmelidir, içeriği bilinmeden yapılan işten verim alınamaz, sonuca ulaşılamaz.

4.                  Kime veya kimlere bağlı olunduğu belirlenmeli, bunların dışındaki görevlerin esas işlerini aksatmasına izin verilmemelidir.

5.                  Düzenli çalışmasını sağlayacak her türlü maddesel öğeler tam ve yeterli olmalıdır.

 

KOORDİNASYON

 

Hizmet veya mal üretimi yapan bir örgütte, uyumlu bir çalışma düzeninin kurulması demektir.  Aralarında uyum sağlanamamış hiçbir topluluğun yaptığı işten başarılı bir sonuç elde edilemez.

 

Koordinasyon, tüm yönetim fonksiyonlarının verimli işlemesinin olmazsa olmaz kuralıdır.

 

Uyumlaştırmada, insan, makine, bina, parasal kaynaklar arasında ahenkli bir işbirliği kurulur.  Burada haberleşme ve motivasyon mekanizmalarının düzenli yürümesi önem teşkil eder.

 

EMİR-KOMUTA (YÜRÜTME)

 

Çalışanları ikna etme, eğitme, güdüleme gibi araçlarla yöneltme ve işletme içi çabaları, emir-komuta sistemiyle yürütmek gerekir.

 

Bireylerin davranışları, kuruluşları amaçlarına ulaştıran birer araçtır.  Bu yüzden yöneticinin personelini iyi tanıması, onun ihtiyaçlarına kulak vermesi, sorumluluk vereceği kişileri özenle seçmesi, gerektiğinde onların fikirlerine danışması, onlara iyi örnek olması, yanılma hakkı tanıması, etkin bir ödül ve ceza sistemi kurması ve bu sistemin varlığını hissettirmesi yürütme fonksiyonunun iyi işlemesi için önemlidir.

 

KONTROL

 

Amaçlanan hedeflere varılıp varılmadığı, çabaların ne kadar sonuç verdiği, neler yapılması gerektiği gibi sorular kontrol mekanizması ile cevaplandırılabilir.

 

Bir işe başlandıktan sonra sonuca ulaşıncaya kadar, belirli aralıklarla durum kontrolü yapılmalı ve aksayan durumlarda neler yapılması gerektiği araştırılmalıdır.

 

Kontrolle sağlanabilecek faydalar:

 

-                     Yanlış yapılan bir işin, henüz vakit varken düzeltilmesini sağlar

-                     Düzenli kontroller hataların tekrarlanmasını önler

-                     Sorumluluk ve yetkilerin gerekli kişilerde olup olmadığı saptanır

-                     İşin yapılması sırasında neler yapılmalı veya yapılmamalı araştırmasını kolaylaştırır

-                     Tasarruf sağlar, zaman, para ve emek savurganlığı önlenebilir

 

Sekreterin günlük çalışmalarında yapacağı kontroller:

 

-                     Ajanda kontrolü

-                     Yapılacak işler listesinin kontrolü

-                     Planların istediği şekilde işleyip işlemediğinin kontrolü

-                     Gelen-gidenin kontrolü

-                     Evrak işleyişinin kontrolü

-                     Ofis düzeninin kontrolü