Büro yöneticisi olarak göreviniz nedir?

Salı, 20 Temmuz 2004 12:06 |

Büro yöneticisi olmak, çok çeşitli mesleki becerileri ve tecrübeleri gerektirir. Yöneticisini yönetme vasfına sahip her sekreter büro yönetimi görevini de başarıyla yerine getirir.

Her büronun, müşterilerine kaliteli hizmet vermek ve iş hayatında başarıya ulaşmak için, çalışanlarını, iş akışını ve iş yerini yönetecek bir büro yöneticisine ihtiyacı vardır.

Büro yöneticisinin görevi; çalışanlarını, iş akışını, iş yerini, müşterilerinin kaliteli hizmet almalarını ve şirketinin kazanmasını sağlayacak şekilde yönetmektir.

Büro Yöneticisi Olarak Ana Faaliyetleriniz

-                     Planlama
-                     Düzenleme/örgütleme
-                     Karar verme
-                     İletişim
-                     Motivasyon
-                     Eylem
-                     Kontrol
-                     Değerlendirme
-                     Liderlik/Yol gösterme

Etkin Bir Büro Planlamacısı Olmak

Bir büro yöneticisi olarak, ana hedeflerinizden biri sorumluluklarınızı tam olarak yerine getirmektir.

Bu, hem müşterilerin hemde çalışanların taleplerini karşılayabilmek, her şeyin ne durumda bulunacağını belirlemek, yeni hedefler tespit etmek ve hedeflerinize ulaşmak için kısa ve uzun vadeli planlar yapabilmek demektir.

Planlama, sizin şimdiki konumunuz ile varmak istediğiniz yeri birleştiren bir köprüdür ve faaliyeti hiç durmaz. Planlar somut, belirli, işe yönelik, eylemden yana, anlaşılabilir ve ahlaki değerlere uygun olmalıdır.

Büro için Satın alma Faaliyetleri

Sorumlu olacağınız işlerden birisi de büronuz için makina, mobilya veya malzeme siparişi vermek olacaktır.

İyi bir büro yöneticisi olarak, hangi malın daha ucuz ve kaliteli olduğunu saptamak için satış yerlerini dolaşmak ve ondan sonra satın almakla kurumsal kazancınızın artmasına yardımcı olabilirsiniz.

Satın alma konusunda dikkat edilecek hususlar:

-              Neye, ne kadar ve ne sıklıkta ihtiyacınız olduğuna karar verin
-              Fiyat teklifi almak için hangi bilgilere ihtiyacınız olduğunu   saptayın
-              Satıcılardan fiyat tekliflerini alın, toptan alımlardaki indirim oranlarını ve özel fiyat uygulaması (iskonto) yapıp, yapamayacaklarını öğrenin
-              Malın fiyatını, kalitesini ve verilen hizmeti karşılaştırın
-              O ürün için en iyi fiyatı ve en iyi hizmeti veren satıcılardan malı satın alın
-              Satın alma kararlarınızı düzenli olarak gözden geçirin

Büro Gider Hesaplarının Tutulması

Her büronun işletme giderlerinin tutulması ile ilgili bazı kurallara ve prensiplere ihtiyacı vardır.

Büro yöneticileri, doğrudan işle ilgili ve uygun görülmüş giderlerin karşılanması konusundaki, gider hesaplarından, ilgili şirket içi politikalardan ve uygulamalardan haberdar olmalıdır. Dikkatle yapılan denetimlerle, kuruluşunuzun mali açıdan sağlam olmasına katkıda bulunmuş olursunuz.

Giderleri kontrol ederken;

-              Tüm giderlerin işle ilgili olmasına dikkat edin
-              İş yemekleri, müşterilere hediyeler ve sürekli yapılmayan satın almalar gibi belli kalemlerde nakit harcama limitleri koyun
-              Özellikle uçak ücretlerindeki özel uygulamalar, otellerin toplu promosyonları ve araba kiralama gibi konularda fiyat karşılaştırması yapıldıktan sonra harcama yapılmasına dikkat edin
-               Belirlenmiş miktarları geçen alımlarda, mutlaka üstlerinize danışın

Büro için standartlar ve hedefler tespit etme

Her büronun bir takım standartları ve hedefleri olmalıdır. Büro yöneticisi bu konularda sapma olmasına izin vermemelidir. Örneğin; bir büro standardı, müşteri ile iletişim içindeki personelin giyim kriterleri, telefonlara cevap verme, sözlü iletişim ve ilişkinin devam biçimi gibi kriterler olabilir.

Büro için hedefler çeşitli alanlarda, kısa veya uzun vadeli olabilir. Hedeflere, çalışanların performansı ve üretkenliği ile ulaşılır.

Bürolarda Estetik ve Dekorasyon

Çalışanların motivasyonu ve dış müşterilere karşı olumlu bir izlenim yaratmak açısından önemlidir. Büro yöneticisinin zevk sahibi olması gerekir.

-                     Renkler
-                     Yerleşme biçimleri
-                     Estetik
-                     Temizlik ve düzenlilik olarak sınıflandırılabilir

Zevkler çok çeşitli olduğundan, çok uç noktalara kaçılmadan, standartlar muhafaza edilerek uygulanmalıdır.

	Çalışma Ortağı
ÖĞR.GÖR.GÜLBİN GÖRAL
	Ergonomik Açıdan Bilgisayarlı Çalışma Ortamları
ÖĞR. GÖR. HÜLYA GÜRSOY
	Sekreterlik Türleri ve Yönetci Asistanlığı
YRD.DOÇ.NURAN ÖZTÜRK BAŞPINAR
	Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik Alanında Uzaktan Eğitim Dönemi Başlıyor
ÖĞR.GÖR.PERİHAN TEKİN
	Bys Programı Öğrencileri ve Teknoloji Kullanımı
ÖĞR.GÖR.NURAY KESKİN
	İşsiz im! İşçisiz im!
ÖĞR.GÖR.HAVVA ALTAŞ
	10. Yönetici Asistanları Toplantısı: “YÖNETİCİNİN ŞAH DAMARI”
ÖĞR.GÖR.ÜNVER BAYRAMLI
	İşletmelerde Bölümler ve Kişiler Arası İletişim
SEVDA FLETCHER

Büro yöneticisi olarak göreviniz nedir?

Bu Yazıyı Ekle