Usûl, esastan önce gelir.

İşyerinde,  bir yönetici asistanını üzen, yoran ve problem olarak karşısına çıkan pek çok olay olmaktadır. En başta geleni ise “yöntem yanlışlığı”dır.

Yöneticiyle birlikte çalışma yöntemlerini bilmeme, ekip çalışması olmayışı, pratik olmamak, yönerge eksikliği, yazılı iletişimi angarya kabul etmek, sistem kavramını göz ardı etmek, en büyük bir işten en küçük işlere kadar “bilimsel tavrın” olmayışı, çalışma ilkeleri ve felsefeden yoksunluk;  yöntem yanlışlıkları içinde sayılabilir. Örneğin yazışmalarda sekreterin sistem kavramı şöyle olmalıdır: Bir konuyu nasıl yazı şekline getirebileceğini bilme, yanında mutlaka sözlük ve yazım kılavuzu bulundurma, yazının mizanpajını yapabilme (şekil yönünden düzenleme), firma yazışma standardı oluşturma, yazılara “gelen ve giden” olarak sayı verilmesi, mutlaka paraf konulması, gönderilmeden önce kontrolu, işlemi biten yazıların dosyasına kaldırılması, bold karakterin nerede kullanılacağını bilme gibi işlemler, yazışmalarda bir sistem oluşturma ve onu uygulama olarak anlatılabilir.

Yukarıda altını çizerek gösterdiğimiz “sistem kavramını göz ardı etmek” konusuyla ilgili bir örnek vermek istiyoruz.

Sistem, bir veya daha çok amaca veya sonuca ulaşmak üzere aralarında ilişkiler olan fiziksel veya kavramsal, birden çok bileşenin oluşturduğu bütündür. [1]

Bir büroda evrak yönetimi, başlı başına “sistem mantığı” ile;  planlanması, oluşturulması ve kullanılmasıyla gerçekleştirilebilir. Aranan bir evrakın en az beş, en fazla kırk beş saniyede bulunması lâzımdır. Eğer bu süre içinde evrak bulunamıyorsa, bir yerlerde hata yapılıyor demektir. “Belgeler Yönetimi” olarak da adlandırılan, bürolardaki dosyalama-arşivleme sürecinde, ortaya çıkan problemler genel olarak aşağıdaki hususlarda yoğunlaşır:

-          Gelen ve giden evrak kayıtları yapılmıyor ve zimmet defteri doğru kullanılmıyor olabilir.

-          Kuruluşa uygun dosyalama şekli seçilmemiş olabilir.

-          Evrakın dosyalanma yöntemi iyi bilinmiyor olabilir. (Hangi evrak hangi dosyaya konmalı)

-          Evrak takip edilmiyor, verilen bir evrak geri gelmiyor olabilir.

-          Arşivleme doğru yapılmıyor olabilir.

Dosyalama sistematiğinde yukarıdaki bütün aşamaların özel usulleri ve uygulamaları vardır, olmalıdır. Şimdi, yukarıda altı çizilen; evrakın takibi konusuyla ilgili olarak, “sistem mantığı” çerçevesinde yapılmasında yarar olan faaliyetleri görelim:

Muhasebe müdürü Feridun Bey, satışlarla ilgili bir dosyayı incelemek üzere satış bölümü sekreterinden istedi diyelim. Öncelikle yapılması gereken şey, “Dosya İsteme Fişi” düzenleyerek, istenen dosyaya ilişkin bilgileri bu fişin üzerine yazmak olacaktır. Fişin üzerinde dosya numarası, dosyayı alan kişinin ismi, ne zaman geri vereceği, dosyayı veren kişinin ismi gibi bilgiler vardır. İkinci aşamada “Hatırlatma Kartı” denilen ve yine hemen hemen aynı bilgilerin yer aldığı forma kayıt edilir. Üçüncü yapılacak iş ise “Dışarıda” rehberi olarak adlandırılan ve üst kısmında “Dışarıda” yazılı bir kavalye olan dosya boyutundaki sert karton veya polyesterden yapılmış bir rehber, alınan dosyanın yerine konulur. Hatırlatma kartı, ya dosya dolaplarının kapağına, veya sekreterin her an görebileceği (masa üstü veya çekmece) bir yere yerleştirilir. “Dışarıda” rehberi, üstteki kulakçığıyla, dosyanın henüz geri gelmediğini uyaracaktır. Bir dosyanın dışarıda kalma süresi yedi gündür. Her istenen evrakın fotokopisi çekilip verilemeyeceği düşünüldüğünde, bu uygulama son derece yararlı olur. Bu anlatılanları adım adım şöyle özetleyebiliriz:

1.      Önce kendin “sistem” kavramını benimse

2.      Sistemin usullerini bil (öğren)

3.      Sistemin gerekli olan materyallerini hazırla

4.      Yazılı bildiri haline getir ve bütün bölümlere duyur

5.      Uygula

6.      Kontrol et

Not: Dosya İsteme Fişi, Hatırlatma Kartı, Dışarıda Rehberi’ne ait şekiller “Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı-Çağdaş ve Bilimsel Sekreterlik” kitabımızda gösterilmiştir.

Bu Yazıyı Ekle