Kendinize uygun bir sekreterlik işi arıyorsanız, muhtemelen gazetelerde ve internette yayınlanan iş ilanlarına göz gezdirirsiniz. Bu çabanız sırasında bir takım sekreterlik unvanlarını görürsünüz. Bunların bir kısmı sekreterlerin örgütteki görev yerleri ile görev sorumluluklarına göre bölüm ya da kat sekreteri, bölüm yöneticisi sekreteri, genel müdür sekreteri ve yönetici asistanı gibi yapılan gruplamalardır. Bir kısmı ise çalışacakları alanın iş gereklerine uygun olarak özel yeterliklere de sahip olmaları gerektiğini yansıtan uzmanlaşmış sekreterlik unvanlarıdır. Sekreterler farklı konumlarda görev yapmakta; farklı görev ve sorumlulukları üstlenmekte ve uzmanlaşmaktadırlar.

Sekreterleri organizasyondaki yerleri ile görev sorumluluklarına göre bölüm ya da kat sekreteri, bölüm yöneticisi sekreteri, genel müdür sekreteri ve yönetici asistanı olarak gruplandırmamız mümkündür.

Mesleklerin çoğunda olduğu gibi sekreterlik mesleğinde uzmanlaşmanın önemi artmış ve sekreterler de çalıştıkları iş kollarında uzmanlaşmaya başlamışlardır. Bunun sonucu olarak da şu ayrımlar doğmuştur: Tıp Sekreteri, Hukuk Sekreteri, Okul Sekreteri, Üyelik Sekreteri, Basın Sekreteri, Muhasebe ve Finansman Sekreteri, Raportör Sekreter, Uluslar arası Organizasyon Sekreteri, Emlak (Gayrimenkul) Sekreteri, Teknik Sekreter, Film Sekreteri, İşletme Sekreteri ve Yönetici Sekreter. Yönetici sekreterlik (asistanlığı) aşağıda ayrıntılı olarak ele alınmaktadır.

OKUMA PARÇASI

“Sekreter” sözcüğü Latincedeki “sır” anlamına gelen “secret” sözcüğünden gelmektedir. “Sırlara sahip olan ve onları en iyi saklayan” anlamındadır. Eski İngilizcede “Sekretarie”, bugünkü İngilizcede “Secretary” halinde kullanılmakta olup, sözcük en az 500 yıldır bizimle beraberdir.

Fransızcada ise “secretaire” 13.yy.dan 16.yy. kadar “güven” anlamında kullanılmıştır. Bu aynı zamanda yönetsel bir terim olarak, “bir başkası için yazı yazan ve düzenleyen kişi” anlamına da gelmektedir. Samuel Johnson, 1755 tarihli sözlüğünde sekreteri şöyle tanımlamaktadır: “İşin yürütülmesi ile görevlendirilmiş kişi; başkası için yazı yazan kişi.” 1806 tarihli Noah Webster’de de sekreter “başkası için yazı yazan kişi” olarak tanımlanmaktadır. 1847’de, ilk Merriam-Webster Sözlüğünde tanımlar biraz genişletilmiş ve sekreter; bir kamu kurumu, bir şirket ya da bir özel kişi tarafından siparişleri, mektupları, mesajları, özel ve resmi kâğıtları, raporları vb. yazmak için görevlendirilmiş kişi; hükümetin belirli bir bölümünün işlerini yürütmekle görevli kişi olarak tanımlanmıştır.

20.yy. sonlarında sekreter artık, yalnız “yazışmaları yazan kişi” ya da “dikte alan kişi” gibi özelliklerden ibaret değildir denmiştir. 1998’de ABD’deki Ulusal Sekreterler Birliği sekreteri “Mükemmel ofis becerilerine sahip, doğrudan yönlendirilmeden kendiliğinden sorumluluk alabilen, inisiyatif ve yargı kullanabilen ve verilen yetki çerçevesinde kararlar alabilen kişi olarak tanımlamıştır.

1992 yılında ABD’de yapılan bir araştırmaya göre yönetici sekreter unvanının kullanılışı, 1992’de % 55,1 iken, 1997’de % 41 olarak bulunmuş, yönetici yardımcısı (asistanı) unvanı ise aynı dönemde % 13,4’den, % 31,6 ya çıkmıştır.

 Kaynak: Gülsen Ungan, Geçmişten Geleceğe Sekreterlik, 1. Ulusal BYS Eğitimi Kongresi, Antalya, 2000.

Bu Yazıyı Ekle