Bir işyerinde belirlenen amaçlara doğru plan, program yapan ve karar alıp yürütücü (executive) durumunda olan yöneticinin çalışma ortağı asistanı/sekreteridir. Nasıl ki “İş Ortağı” sözcükleri, taraflar arasında önem taşıyan ve pek çok değer ve sorumlulukları içeren bir kavramsa; “Çalışma Ortağı” sözcükleri de yönetici ile asistanını birbirine bağlayan ve işbirliği yapmayı gerektiren bir sürecin tanımlamasıdır.

Yönetici, yönetim fonksiyonlarını bilir  (Planlama – Örgütleme – Yürütme – Koordinasyon – Kontrol) ve ona göre hareket eder. Asistan da yönetim fonksiyonlarını bilir ve işlerine uyarlarsa iyi bir “Çalışma Ortağı” olabilir. Her “yan” bilgi, ana bilgiyi beslemelidir. Örneğin bir toplantı organizasyonu yapacak olan asistan, bir küçük yan bilgi olan 5 N – 1 K (Ne – Neden – Nasıl – Ne zaman – Nerede – Kim) kuralını bilir ve işini ona göre programlarsa sıfır hata ile işini gerçekleştirir. Sıfır hata; Toplam Kalite Yönetimi’nin felsefesidir. Profesyonel bir asistan her şeyi not eden, kayıt altına alan insandır. Yine burada örneklersek; Toplam Kalite Yönetimi’nde bir ilke vardır; “Yaptığını yaz, yaptığını yaz” diye… Not alan, aldığı notları yöneticinin ihtiyacı olduğu an onun bilgisine sunan ve her türlü bilgiyi  işleyebilen asistan böylelikle yöneticinin en güvendiği insan olur.

Yönetimin temelini oluşturan mantık; -başkalarına iş gördürme- dir. “Başkaları” dediğimiz birey grupları içerisinde hiç kimse, yöneticinin asistanı/sekreteri kadar onunla işbirliği yapmaz. Satışçı satışları anlatır, muhasebeci bilançodan söz eder giderler. Yönetici asistanı yöneticinin rutin işlerinin takibinden, toplantı ve randevulara, çeşitli organizasyonlardan, önemli rapor veya tutanaklara, yöneticinin özel çevresiyle ilgili işlere kadar çok sayıda işte yöneticiye destek sağlar.

Etkin bir çalışma ortağı olabilmek için;

-          Çok iyi derecede ana dilini bilmeli, yazım ve imlâ kurallarını sıfır hata ile uygulamalı,

-          Çok iyi derecede ana dilini bilmeli, sözlü iletişimde anlama ve ifade yeteneği olmalı,

-          Bilgisayar programlarını iyi bilmeli, yöneticinin sunumlarına katkı sağlamalı,

-          Gerekli bilgileri kayıt altına almak ve gerektiğinde sunmada süratli olmalı,

-          Yabancı dilini geliştirmeli, pratikte çeşitli bağlantıları kurabilmeli,

-          Her yerdeki kilit noktaları ve kilit insanları bilmeli,

-          Yöneticinin zamanını doğru kullanabilmesi için daima planlı çalışmalı,

-          Mantıklı olmalı ve problem çözme becerisini geliştirmeli.

Bu arada şunu da belirtelim ki, yönetici eğer asistanının verimli çalışmasını istiyorsa, onu bir çalışma ortağı gibi görmeli ve yaptığı işe ve kişiliğine saygı duymalıdır.

Bu Yazıyı Ekle