Toplantı Organizasyonu
Pazartesi, 28 Haziran 2004 16:42 | 
| 
| 
Sekreter bir toplantıyı organize ederken yönetimin beş temel fonksiyonunu uygulamalıdır. Bu şekilde hazırlanan bir toplantıda hata yapma olasılığı en aza iner.
TOPLANTIYI PLANLAMA
1. Toplantının yapılacağı yer, tarih, saat olarak saptanması
2. Başka toplantılarla çakışmamasına dikkat edilmesi
3. Toplantıya davet edilecek kişilerin belirlenmesi
4. Toplantıya katılacak kişilere haber verilmesi (yazılı davetiye, ilan tahtası, mektup, telefon, e-mail vs.)
5. Gündemin hazırlanması
Bir sekreter, toplantıdan önce görüşülecek gündemi hazırlamalıdır. Gündemde gün, yer ve saati belirlemek şarttır. Öncelikle eski toplantıların gündemleri incelenmeli, çözümlenmemiş bir maddenin olup olmadığı kontrol edilmeli varsa yeni gündeme eklenmelidir.
Gündemin bir kopyası ilgililere gönderilmeli ayrıca toplantı sırasında birer nüsha da her katılımcının önünde olmalıdır. Gündem yazılırken sağ marj biraz geniş bırakılmalıdır, toplantı sırasında katılımcılar her maddenin yanına not alabilirler.
TOPLANTIYI ÖRGÜTLEME
1. Toplantı yerinin hazırlanması
2. Masa ve koltuk düzeninin ayarlanması
3. Katılımcıların isim kartlarının oturma şekline göre yerleştirilmesi
4. Gerekli olan araç-gereç temini (kırtasiye malzemeleri, tepegöz, video, küllük vs.)
5. Gündem maddeleri ile ilgili raporlar, belgeler, grafikler vs. hazırlanması
6. İkram edilecek yiyecek ve içeceklerin hazırlanması (Misafirperverlik, güleryüz, hoş karşılama ve konuklara yapılan ikram onlara verilen değeri gösterir).
7. Havalandırma, ısıtma, aydınlatma işlemlerinin yeterli düzeyde olmasını sağlama
TOPLANTIYI YÜRÜTME
1. Resepsiyona toplantı hakkında bilgi verme
2. Gelebilecek ziyaretçiler ve telefonlar için önlem alma
3. Toplantı odasına önemli olmadıkça hiçbir telefonun bağlanmaması
4. Toplantıya şehir dışından katılacak olanlar için ulaşım ve otel rezervasyonlarını ayarlama
5. Çıkabilecek ekstra istekler için önlemler alma, hizmetlilere direktifler verme
6. Gerekli hatırlatmaları ve uyarıları zamanında yapma
TOPLANTI KOORDİNASYONUNU SAĞLAMA
1. Birbiriyle ilgili kişilerin yan yana oturması
2. Araç-gerecin kim tarafından kullanılacağının belirlenmesi
3. Dinlenme aralarının belirlenmesi ve ikram düzeni
4. Gerekebilecek fotokopi, telefon vs. hizmetlerinin sağlanması
5. Eğer varsa, basına duyurulacak konularla ilgili hazırlık
6. Dikte alma ve not tutma
Dikte “yazdırma, yazdırılan şey” demektir. Sekreterin iyi dikte alabilmesi için geniş bir kelime haznesi olmalı, türkçede ve uluslararası alanda kullanılan kısaltmaları da bilmesi gereklidir.
Toplantılarda raportör yoksa sekreter dikte alır, bunları düzenleyerek toplantı tutanağının hazırlığını yapar. Toplantıda sekretere direk olarak birşey söylenmez, oturum esnasında katılımcıların konuşmaları belli bir system içinde ele alınmalıdır, her söylenen değil sadece önemli noktalar kaydedilmelidir. Daha sonra kendi gözlemlerine dayanarak yazıyı gereken forma sokmalıdır.
TOPLANTININ KONTROL EDİLMESİ
1. En az 15 dakika önce toplantı yerinde bulunma
2. Yapılan planın işleyip işlemediğini denetleme
3. Eksik veya yanlış bir durum varsa, acilen tedariki ya da düzeltilmesi
4. Toplantı tutanağının son şekli için;
Toplantı yapan grubun ismi
Toplantı yeri, günü ve saati
Katılımcıların isim listesi
Daha önceki toplantı tutanaklarına, (varsa) ilave ve düzeltmelerin yapılması
Bitirilmiş işler ve bunlara getirilen çözümler
Yeni konular ve verilen kararlar
Gelecek toplantının tarihi ve yeri
Toplantıya son verilmesi ve toplantının bitiş zamanı
Tutanakta gerekli düzeltmelerin yapılarak ilgili kişilere ve kuruluşlara dağıtılması
TOPLANTI SONRASINDA YAPILACAK İŞLER
Toplantı salonuna götürülen tüm dökümanların büroya geri getirildiğinden emin olmak
Toplantı salonuna getirilen tüm araç gerecin yerlerine gönderimini sağlamak
Toplantıda kullanılan tüm yazışmaları dosyalamak
Bir sonraki toplantı tarihini ajandasına ve ilgililere bildirmek
Bu Yazıyı Ekle
Türkçe Sözlükten : konut dokunulmazlığı isim, hukuk Belli hukuki şartların dışında, kişilere ait konutlara girilememesi, arama yapılamaması ve eşyaya el konulamaması hakkı. Yabancı Sözlükten : amnezi Fransızca amnésie tıp "1. Büyük sarsıntı, humma vb. yüzünden belleğin bozulması veya kaybolması biçiminde beliren ruh hastalığı, 2. Belleğin kısa bir süre durup işlememesi." anlamlarındaki bu söz için Kurumumuzca bellek yitimi karşılığı önerilmiştir. Bir Yazım Kuralı : Kitap adları ve yazı başlıkları cümle içerisinde tırnak içine alınır: Yahya Kemal'in bazı şiirleri "Kendi Gök Kubbemiz" adı altında çıktı.(Ahmet Hamdi Tanpınar) |
|
Çalışma Ortağı |
| ÖĞR.GÖR.GÜLBİN GÖRAL | |
|
Ergonomik Açıdan Bilgisayarlı Çalışma Ortamları |
| ÖĞR. GÖR. HÜLYA GÜRSOY | |
|
Sekreterlik Türleri ve Yönetci Asistanlığı |
| YRD.DOÇ.NURAN ÖZTÜRK BAŞPINAR | |
|
Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik Alanında Uzaktan Eğitim Dönemi Başlıyor |
| ÖĞR.GÖR.PERİHAN TEKİN | |
|
Bys Programı Öğrencileri ve Teknoloji Kullanımı |
| ÖĞR.GÖR.NURAY KESKİN | |
|
İşsiz im! İşçisiz im! |
| ÖĞR.GÖR.HAVVA ALTAŞ | |
|
10. Yönetici Asistanları Toplantısı: “YÖNETİCİNİN ŞAH DAMARI” |
| ÖĞR.GÖR.ÜNVER BAYRAMLI | |
|
İşletmelerde Bölümler ve Kişiler Arası İletişim |
| SEVDA FLETCHER | |