Sekreter, yöneticilerinin yurtiçi ve yurtdışı seyahat rezervasyonlarını düzenlemek, gerek gidiş-geliş gerekse otellerde kalma durumlarını, tarih ve saatleri isabetli, doğru ve eksiksiz bir şekilde ayarlamak, seyahat programının aksamadan işlerliğini sağlamak gibi önemli işlerini yürütmekle görevlidir.

Bu işler için mutlaka planlı çalışmalı ve aşağıdaki hususlara dikkat etmelidir;

-  Seyahate gidecek olan kişilerin isimleri

-  Nereye gidileceği ve hangi araçla seyahat edileceği

-  Seyahatin kaç gün süreceği

-  Gidilecek yerde görüşülecek şahısların isimleri

-  Gidilecek yerin adresi, telefon numarası ve gerekli diğer bilgiler

-  Giderken götürülecek şahsi eşyalar

-  Yurtdışı seyahati ise; pasaport, döviz işlemleri vs.

Bu plan hazırlandıktan sonra detaylar geliştirilir;

-  Seyahat acentasıyla görüşmeler yapılıp, gidiş-geliş biletlerinin ayarlanması -  Gerekli kişilere haber verilip, randevu saatlerinin bildirilmesi

-  Gidilecek seyahat vasıtasının kalkış-varış saatlerini kaydeder, unutulma   olmaması için ilgililere gerekli hatırlatmaları yapar

-  Görüşülecek kişileri, görüşme yerlerini, saatlerini belirler

-  Aldığı tüm bilgileri, yaptığı planı düzgün bir şekilde kağıt üzerinde gösterir (tape eder), çoğaltarak birini kendi alır, diğerlerini ilgili kişilere dağıtır.

Seyahat programı düzenleyecek sekreterin elinin altında bulunması gerekli şeyleri şöyle sıralayabiliriz;

Havayolları, demiryolları yıllık programlarını içeren kitapçık veya broşürleri, havayolları, demiryolları, otobüs işletmelerinin telefon, fax numaraları, çeşitli telefon rehberleri, .eşitli yurtiçi ve dünya haritaları, döviz kurlarını belirleyen günlük veriler, banka hesap numaraları, seyahat acentaları adres ve telefon numaraları vb.

Bu Yazıyı Ekle