Önemli kişilerin isim, soyadı ve adresleri bir fihristte toplanmalıdır...

Sekreterin not ve mesaj alırken aşağıdaki hususlara dikkat etmesi gerekmektedir.

1) Genel Talimata Uymak

Önemli kişilerin isim, soyadı ve adresleri bir fihristte toplanmalıdır.
Her dikte alınan defterin üst kısmında birkaç satır bırakılarak yöneticinin vereceği talimatlar buraya not edilmelidir.
Dikte alırken mektubun yazıldığı kişinin adı, soyadı, adresi yazılarak kaydedilmelidir.

Bu gibi hususlar renkli kalemle yazının marjlarına not edilmelidir. (APS, mektup, telefaks, teleks, tel.)

3) Diğer Talimatı Not Etmek

Dikte verilirken yönetici aniden başka bir işin yapılmasını da hatırlatabilir. Hafızaya güvenmeyerek bu gibi hususların da not edilmesi gerekir.
Sekreterin konu dışındaki talimatları not etmek için ayrı bir not defteri bulundurması da faydalıdır.

4) Değişiklikler Yapmak

Dikte esnasında yapılan düzeltmeler ve ilaveler kelimelerin arasına sıkıştırılmayarak, sadece bir çarpı işareti konularak notun veya defterin sonuna yazılmalıdır.

5) Dikte Aralarında Dikkat Edilecek Konular

Dikte verenin kısa duraklamalarından yararlanarak, not okunmalı, eksiklikler tamamlanmalı, imla işaretleri konulmalı, paragraf başları belirlenmelidir.
Yöneticinin dikte verirken uygun bir kelimeyi bulmak için duraksamasında ona yardımcı olmaya çalışmalıdır.

6) Dikte ile İlgili Diğer Kurallar

Dikte esnasında daha üst makamdan veya özel misafirler gelebilir. Bu durumda görüşme süresi tahmin edilerek başka bir işle meşgul olunmalıdır. Yapılan bu görüşmeler, özel ve gizli bir içerik taşıyorsa, sekreter derhal odayı terk etmeli, ancak yönetici kalmasında sakınca görmezse yerinde kalarak, onları dinliyor görünmeden, notlarıyla ilgilenmelidir.

Yöneticinin dikte esnasında soruların ne zaman sorulmasından hoşlanacağı öğrenilerek ona göre davranmalıdır. Fakat yine de en uygunu soru sormak için konuşmanın sonunu beklemektir. Sorular kısa ve açık olmalıdır.

Şayet dikte işleminde geride kalmışsa bunu derhal özür dileyerek söylemelidir.
Dikte biter bitmez yöneticinin odası derhal boşaltılmalıdır.
Getirilen bütün araç ve gereçler tekrar geri götürülmelidir.
Dikte işlemi bittiği an, dikteyle ilgili bütün konular anlaşılmış olmalıdır.

Diğer taraftan süratli ve iyi bir dikte alabilmek için;

1. Dikte almaya giderken yeteri kadar defter ve kalemi olmalıdır. Çünkü hiçbir yönetici diktenin tam ortasında defter veya kalem için beklemekten hoşlanmaz.

2. Özel isimler veya yabancı kelimeler, belirgin ve hatasız olarak yazılmalıdır.

3. Her zaman dikte almaya giderken dolu bir dolmakalem, kurşun kalem ve renkli kalem götürülmelidir.

4. Dikte alırken sorulması gereken yerler varsa; bunlara işaret konulmalı, dikte bittikten tespit edilen bu sorular sorulmalıdır. Bunun için her sekreter kendine özgü işaretler geliştirir.

5. İş gereği gelişigüzel sayfalar üzerine alınmış olan notlar daha sonra defterin sayfaları boyutunda katlanarak, ilgili sayfaların arasına konulmalıdır.

6. Notların içinde ilişik veya eki gibi ibareler varsa bunların altı çizilerek gözden kaçmaması sağlanmalıdır.

7. Birden fazla yazı dikte ettiriliyorsa, birinci dikte bittikten sonra ikinciye başlamadan önce, birkaç satırlık boşluk bırakmalıdır.

8. Yazılar yönetici tarafından numaralandırılmamış ise, her diktenin başına bir numara konulmalıdır.

Hazırlayan: Belgin BİLGE

Bu Yazıyı Ekle