Hafıza, sekreterlik mesleğinde ihtiyaç duyulan en önemli becerilerden biridir.  Herşeyi bilmesi ve hatırlaması gereklidir bu onun en önemli görevleri arasındadır, bilmiyorum ya da hatırlamıyorum kelimesi işini iyi yapmaması olarak algılanır.  Sekreter adeta yöneticisinin ayaklı ajandası olmalıdır.

Öncelikle not tutma sistemi geliştirmesi gereklidir.  Her yıl birkaç konuyu değişik ajandalarda toplamalıdır.  Örneğin;  toplantıları, randevuları ayrı bir ajandada ve günlük rutin işlerini ayrı bir ajandada tutabilir, yıl bitiminde yeni ajandalara geçtiğinde eskilerini asla atmamalı, arşivinde tutmalıdır.  Notlarını mutlaka ajandasına kaydetmelidir, küçük not kağıtlarına yazarak kaybolmasına izin vermemelidir.  Küçük şeyleri bile önemsemeli mutlaka not tutmalıdır.

Ayrıca, bir konuyu dinlerken mutlaka dikkatini o konuya yoğunlaştırmalı verilen mesajı tam olarak almalı, o şekilde kaydetmelidir.  İlgiyle dinlediği konu hafızasında yer eder ama gönülsüz veya geçiştirerek dinlediği bir konu unutulmaya mahkumdur.

Örneğin;  Yöneticisi geçmiş aylara ait herhangibir bilgiyi istediğinde gerek hafızasını kullanarak gerekse ajandalarından faydalanarak yöneticisine bilgiyi verir, bu yöneticisi tarafından takdir görmesini sağlar ayrıca yöneticisinin güvenini kazanır.  Yöneticisi “asistanım her konuda bilgi sahibidir beni zorda bırakmaz” diye düşünür ve bu çok önemli bir avantajdır.

Bu Yazıyı Ekle