Ses tonu, telefonla iletişimde en önemli unsurlardan biridir. Sesimiz, sadece sözleri söylememizi sağlamakla kalmaz, vurgulamamızı da sağlayarak istediğimiz tonlamayla doğru yaklaşımı verir.
Aynı sözler çeşitli ses tonları ile söylendiğinde farklı anlamlar yaratabilir. Sekreter, telefonla konuşurken ses tonunu çok iyi ayarlamalı, anlaşılabilir, açıklayıcı, net konuşmalı, ne çok sessiz ne de çok yüksek sesle konuşmamalıdır.
Sesimizle iyi bir etki bırakmanın en önemli yolu, konuşurken tebessüm etmektir. Gülümseme, ses tellerini rahatlatır, daha dostça konuşmayı sağlar ve karşıdaki insanı da rahatlatır. Gülümseme sadece karşıdaki insan için zorla yapılması gereken bir eylem olarak algılanmamalıdır, gülümsedikçe stres azalır, hoşgörü artar, sekreterin kendisi içinde gerekli olan bir motivasyondur.
Ses; tatlı, yumuşak, kendine güvenen, ikna edici ve karşısındakine yardıma hazır olunduğunu hissettirici olmalıdır. Yavaş ve pürüzsüz bir sesle konuşulmalı hiçbir zaman sert ve soğuk bir ses tonu kullanılmamalıdır. Ayrıca konuşurken bağırmamalı, fısıldama veya mırıldanma şeklinde konuşulmamalıdır. Bu tarz konuşmalar ilgisizlik belirtisidir, sonuca ulaştırmaz, stres ve yanlışlıklar yaratır. Güzel bir telefon konuşması, ortada bir telefon bulunduğunu unutturan ve karşı karşıya sohbet hissini veren telefon konuşmasıdır.
Sekreter, sözcüklerini dikkatle seçer ve her sözcüğe gerekli sesi verirse başarılı olur. Telefonda acelesiz konuşmak çok önemlidir, çünkü dinleyiciye mimiklerle değil, doğrudan sesle hitap edilir.
Konuşurken birşeyler yemek, sigara içmek veya sakız çiğnemek ses tonunu bozar ve karşısındaki insana ciddiyetsizlik izlenimi verir. Ayrıca öksürme, hapşurma gibi istem dışı durumlarda mutlaka ahize kapatılmalıdır.

Bu Yazıyı Ekle