Telefonla sağlanan iletişimlerin makamları dikkate alan sistematik bir yapısı bulunmaktadır. Söz konusu sistematik yapının oluşumunda protokol kuralları etkili olmaktadır.

Kamu kurum ve kuruluşlarıyla, özel sektör kuruluşlarının telefon iletişimlerinde; üst, ast ve eşit düzey makamlar, kurum ve işletmelerin dışındaki,öndeki, sondaki ve eşit düzeydeki makamların birbiriyle olan iletişimlerinde, protokol kuralları son derece önemli bulunmaktadır.

Pek çok yönetici, karşı tarafın sekreteri ile karşılaşmak istemez, telefon bağlandığında konuşmak istediği kişinin sesi ile karşılaşmak ister. Bu yanlış yönde algılanmamalıdır, olaya zaman kaybı açısından bakılmalıdır. Sekreterin bir telefonu bağlama süresi çeşitli etkenlerle uzayabilir, yöneticisinin hatta uzun süre beklemesi vakit kaybıdır, unutulmamalıdır ki yöneticinin her anı değerlidir.

Sekreter üst, ast ve eşit düzey ilişkilerine dikkat etmeli, kurallara uygun olarak telefon bağlamalı ve mutlaka yöneticisine durumla ilgili küçük hatırlatmalar yapmalıdır. Örneğin; amirine daha üst makamda birini bağlıyorsa “mehmet bey hatta ahmet beyin sekreteri var”şeklinde belirtme yapmalıdır çünkü amiri telefon bağlanınca direk “ahmet bey ...” diye söze başlayabilir.

Telefonu önce arayan kapatır. Eğer yönetici ve diğer üstlerle konuşuluyorsa, bu kurala aykırı olarak telefonu önce üstün kapatması beklenir. Örneğin; Personel Müdürü bir konuda yöneticiye bilgi vermek için Genel Müdürü aradıysa, telefon konuşması bitince, telefonu önce Genel Müdür kapatmalıdır.

Bu Yazıyı Ekle