Telefon, kolayca erişilebilecek bir yere konmuş olmalı ve sekreter, telefon konuşmaları esnasında gerekecek, kalem, not defteri, telefon kayıt formu vb. Malzemeyi el altında bulundurmalıdır.

En çok kullanılan telefon numaraları, telefon rehberi, otomatik telefon kodları vs. bilgileri telefonun yanında bulundurulmalı ve gereken numaraları telefon makinalarının çağdaş teknolojilerinden yararlanarak telefonun hafızasına kayıtlanmalıdır.

Sekreter, bürosunun özelliklerine göre bir kayıt formu düzenlemelidir, aranan kişi büroda değilse verilecek bilginin esaslarını (isim, telefon numarası, konu, tarih, saat vs.) telefon formuna kaydedilmeli ve bu şekilde ilgiliye aktarılmalıdır. Düzensiz olarak küçük not kağıtlarına yazılan bilgiler kaybolmaya mahkumdur ayrıca aranan kişi bu düzensiz notlardan doğru bilgi alamayabilir.

Mümkün olduğu ölçüde telefona iki defadan fazla çalmadan cevap verilmelidir. Böylelikle; işyerinin dinamizmi yansıtılır, zaman unsuruna önem verildiği ifade edilir, hemen cevap alınması karşı tarafa güven ve rahatlık verir. Örneğin; sizin çok acil bir işiniz olduğunu ve bir yeri aradığınızı düşünün, telefon defalarca çalıyor ve açılmıyor ne hissedersiniz?

Ahize ağıza yaklaştırılarak 2cm mesafede tutularak konuşulur, bu esnada ahize çene altına kaydırılmadan konuşulmalıdır.

Masa üstü derli toplu olmalı, düzensizliğin dikkati dağıtmasına izin verilmemelidir.

Mecbur kalınmadıkça telefonla ayakta konuşulmamalıdır, oturarak rahat bir pozisyonda görüşme yapılmalıdır.

Bağlanmayı bekleyenleri hatta bekletirken her 20-30 saniyede hatırlatma yapılmalı, dakikalarca hatta bekleyen birisi, beklemekten vazgeçmiş olabilir, size not bırakmak isteyebilir vs. karşısında uzun süre muhatap bulamaması uygun değildir.

Bu Yazıyı Ekle