Nihal Kavlak Çatık, 1996 yılından bu yana MNG Bilgisayar A.Ş.’de Yönetim Asistanı olarak çalışıyor. Sektöründe 19. yılını tamamlayan firması, ODTÜ Teknokent bünyesinde faaliyet göstermekte. Birlikte çalıştığı 2 yöneticisi var.

Her sabah iş planı yaparak başlıyor gününe.

 “Gün içinde yoğun çalıştığım ve çok çeşitli işler yaptığım için, güne mutlaka “İş Planı” yaparak başlıyorum.. Mesleki ve teknolojik gelişmeleri yakından takip ediyorum. Yöneticilerim de kendi sektörlerinde isim yapmış, başarılı kişiler olmaları sebebiyle, sahip oldukları çalışma prensiplerini ve iş disiplinlerini ben de kendi işimde aynen uygulamaya özen gösteriyorum.”

 Gün içeri sindeki iş temposunu soruyoruz..

 “Yöneticilerimin iş programlarının düzenlenmesi, yurt içi - yurt dışı seyahat ve toplantılarının organizasyonu, yazışmaların yapılması, evrakların arşivlenmesi, telefon görüşmelerinin sağlanması, müşteri ve konukların ağırlanması gibi rutin sekreterya işlerinin yanı sıra, ihale dosyalarını hazırlıyorum, çeşitli grafik, sunum ve mali tabloları oluşturup yöneticilerime vakit kazandırıyorum, ayrıca ofisteki idari işler de benim sorumluluğumdadır. Bana bağlı 7 personelim var.”

 Bu meslekteki ilk tecrübesini merak ediyoruz. Hemen anlatıyor...

 “Hacettepe Üniversitesi Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümü’nden 1994’te mezun oldum. Bölüm başkanımız Mehmet Altınöz’ün önerisiyle Devlet Eski Bakanı M. Tınaz Titiz’in yeni kurduğu Beyaz Nokta Vakfı’nda çalışmaya başladım. Çalıştığım yer bir sivil toplum kuruluşu olması sebebiyle oldukça değişik tecrübeler edindim. İlk sıralardaki deneyimsizliğimi çok çalışarak telafi etmeye çalıştım. Macintosh bilgisayarla çalışıyorduk orada. Yeni bilgisayar programlarını kullanmasını öğrendim. Tınaz Titiz, o sıralarda milletvekiliydi ancak programı bir bakanınki kadar yoğundu. Randevularını ayarlarken protokol kurallarını uygulama fırsatını buldum. Zamanı doğru kullanmak; kendisi için çok önemli olduğundan, kanonik ifade ve zaman yönetimi konusunda kendimi geliştirdim, eğitimler aldım. Okulda Yabancı Dil Hazırlık Sınıfı ilk bizim dönemimizde uygulamaya konulmuştu. İş hayatımda, hazırlıkta aldığım dil eğitiminin bana çok faydası oldu, ingilizcemi mümkün olduğu kadar geliştirmeye çalıştım hala da bu konu üzerinde çalışıyorum”

“Uzun süre Arama Konferanslarında (Search Conference) Moderatör Asistanlığı yaptım. Bu sayede birçok büyük yöneticiyle ve alanında isim yapmış kişilerle tanışma fırsatı buldum. Katıldığım toplantıların organizasyonlarını yine kendim gerçekleştirdim. Bu sayede, bu konunun inceliklerini öğrenerek, tecrübelerimi pekiştirme imkanı buldum.”

Biliyorsunuz, bu işi yapan çok çeşitli mesleklerden kişiler var, bu konudaki düşünceleriniz neler?

“Doğrusu bizim mesleği biraz sinema/tiyatro oyunculuğuna benzetiyorum. Alaylısı da var, mekteplisi de.. Elbette işi okulunda öğrenmek çok büyük katkı ancak, bence önemli olan işini sahiplenmek ve görevini hakkıyla yerine getirmek.”

“Bu mesleği yürütenlerden beklenen bilgi/beceri kapasitesi çok değişken..”

“Lise mezunu olup, sadece gelen telefonları cevaplayan Sekreterler de var, üniversite mezunu, iki lisan bilen, uluslararası organizasyonları gerçekleştirebilen, iyi bir bilgisayar kullanıcısı olan, yöneticisini iyi tanıyan ve inisiyatif kullanabilen Yönetici Asistanları da...”

“İşte bu geniş yelpazeden, işverenler de aradıkları özelliklere sahip sekreter veya yönetici asistanlarını seçebilmektedirler.”

“Ancak bu işi yapan niteliksiz kişilerin mesleğin imajında yarattığı olumsuzluklar, bu işi hakkıyla yerine getirenleri ne yazık ki mutsuz etmektedir.”

Belli ki işinizi çok sevdiğiniz her halinizden anlaşılıyor bu mesleğin size kazandırdıklarından biraz bahseder misiniz?

İletişim becerisinin, insanın hem iş hem de özel hayatına olumlu getirileri vardır diye düşünüyorum. Biz, mesleğimiz gereği sürekli farklı insanlarla, gerek yazılı gerekse sözlü iletişim halindeyiz. Bu tecrübenin hem insanları tanımamız konusunda hem de sosyal çevremizden dolayı özel hayatımızda bize çok faydası var.

Ayrıca, bu meslekte geliştirdiğim organizasyon becerisi ile neyin, nerde, nasıl yapılacağını kolaylıkla bilebiliyorum...

Karşılaştığım bir sorunun kısa yoldan nasıl çözümlenebileceğine süratle karar verebiliyorum...

Zaman yönetimi konusundaki tecrübelerimle bir güne daha çok şey sığdırabiliyorum...

Adettendir diyerek son sorumuzu soruyoruz. Tecrübeli bir Yönetici asistanı olarak mesleğe yeni başlayan arkadaşlarımıza neler önerirsiniz?

•  Yabancı dil eğitimine önem vermelerini, en az bir yabancı dilini iyi düzeyde bilmelerini
•  Bilgisayar bilgisini artırmalarını, Microsoft Office uygulamaları konusunda uzmanlaşmalarını,
•  Mesleğine sahiplenmelerini ve konularındaki gelişmeleri sürekli takip etmelerini, 
•  Konuşma ve yazışmalarında Türkçe’yi düzgün kullanmalarını,
•  İş disiplinine sahip olmalarını, düzen, dikkat ve pratiklik konusuna özen göstermelerini,
•  “İş etiği”ne ve “gizliliğe” önem vermelerini,
•  Her sabah mutlaka “iş planı” yapmalarını,
•  “Söz uçar yazı kalır” sözünden hareketle, mutlaka notlarını/yapacaklarını kaydetmelerini,
•  Güler yüzlü ve nazik olmalarını,
•  Her zaman bakımlı, temiz görünmelerini,
•  Yöneticilerini iyi tanımalarını, işle ilgili beklentilerini, sevdikleri/sevmedikleri, dikkat ettikleri, önem verdikleri şeyler konusunda bilgi sahibi olmalarını ve bunlara itina göstererek çalışmalarını öneriyorum.

Bu Yazıyı Ekle