.. Benden bir bilgi istendiği zaman kendime nasıl ve hangi detaylarla gelmesini isterdim diye düşünüyorum. Tüm detayları temin ettikten sonra istenilen bilgileri veriyorum. "

Bertan Baskan, Genel Müdür Asistanı, Acıbadem Sağlık ve Hayat Sigorta A.Ş.

Öncelikle bize kısaca kendinizden bahseder misiniz?

4 Mart 1977 İstanbul doğumluyum. İş hayatına 1994 yılında sekreter olarak başladım. Açık Öğretim Fakültesi Dış Ticaret 2. sınıf öğrencisiyim. Öğrenci iken hep çalışmak isterdim fakat ailem izin vermedi. Liseden mezun olduğum zaman yani tam arkadaşlarımla gezip eğlenmeye başladığım anda ailem karşıma geçip sana iş bulduk dediler. Hep istediğim bir olaydı çalışmak fakat tam yaz dönemi zamanlama kötüydü tabi, başka çare yoktu. Yazın arkadaşlarım havuza giderken ben de iş hayatıma başlamış oldum.

Mesleğinizi severek mi yapıyorsunuz? Sekreterlik mesleğinde eğitim sizce önemli mi?

İş, insan hayatında en önemli ve en büyük yeri kapladığından bence herkes sevdiği ve istediği işi yapmalı. Ben işimi çok seviyorum. Hiç kimse bana sevmediğim bir işi yaptıramaz. Mesela matematik ve muhasebe ile ilgili bir iş yapamam çünkü hiç sevmem, rakamlarla aram hiç iyi değildir.

Sekreterlik mesleğinde eğitim bana göre oldukça önemli. Ama bu eğitim sadece üniversite eğitimi olarak değil, kişisel gelişim anlamındaki eğitimler de olmalı. İş hayatıma küçük bir büroda sekreter olarak başlamıştım, bugün Genel Müdür Asistanıyım. Kendimi her gün geliştirmeseydim her şeyi merak edip öğrenmeye çalışmasaydım bugün bu noktaya gelemezdim. Telefon konuşmanızdan dış görünüşünüze hatta giydiğiniz ayakkabının temizliğine kadar her şey mükemmel olmalı bir sekreter için.  Aslında bu çerçeveyi biraz daha geniş tutmak gerekir. Sadece sekreterlerin değil bence iş hayatındaki tüm bayanların bakımlı ve güzel olması gerekir. Başkası için değil kendimizi daha iyi hissetmek için güzel olmalıyız.

Yöneticiniz nasıl bir insan birlikte uyumlu çalışabiliyor musunuz? Zorlandığınız konular oluyor mu?

Son 10 aydır Acıbadem Sağlık ve Hayat Sigorta A.Ş.’nin Genel Müdürü ve Yönetim Kurulu Başkanı olan Sn. Dr. Ömer KARAHAN ile çalışıyorum. Ömer Bey işinde ve günlük hayatında çok titiz, çalışkan ve sorumluluk sahibidir. Her işin mükemmel yapılmasını sağlar. Ayrıca profesyonel bir yöneticidir. Bu sebeplerden dolayı da birlikte çalıştığı kişilerin bu özelliklere sahip olmasını ister. Aksaklıklar karşısında çok çabuk sinirlense de aslında çok yufka yürekli bir insandır.

Zorlandığım konular var tabi ki. Bazen kısıtlı zamanımız oluyor fakat bilgi alabileceğimiz kanallara ulaşmakta güçlük çektiğimden işin hızı azalıyor. Ben de hemen her şey olsun istiyorum. Diğer bir konu da; bazı zorluklar karşısında Ömer Bey’in benden beklediği performansı gösteremezsem çok üzülüyor ve kendime kızıyorum “Ben bunu niye yapamadım” diye...

Sizce bir yönetici asistanının görevleri nelerdir? Bize kısaca bir gününüzü özetler misiniz?

Asistanların en önemli görevi yönetici gibi düşünebilmek olmalı aslında, bunu yapmak bazen çok kolay bazen de çok zor. Mesela ben kesinlikle yöneticim gibi düşünemem, imkansız. Fakat yapılması gereken daha basit bir yöntem var. Benden bir bilgi istendiği zaman kendime nasıl ve hangi detaylarla gelmesini isterdim diye düşünüyorum. Tüm detayları temin ettikten sonra istenilen bilgileri veriyorum.

Sabah gelir gelmez odalara bakıp masaların üstleri dağınık ise düzeltiyorum. O günkü randevuları kontrol ediyorum. Göndermiş olduğum maillerin cevaplarının gelip gelmediğine bakıyorum. Sonra telefon trafiği başlıyor. Akşama kadar da yapılması gereken organizasyonları yapıyorum.

Türkiye’de sekreterlik mesleği hakettiği yerde mi? Bu konuda ne düşünüyorsunuz?

Sekreterlik günümüzde önemli bir konuma oturtulmuştur. Sekreter artık yöneticinin sağ kolu olmaktan çıkmış; neredeyse iş ortağı durumuna gelmiştir. Artık sekreterlik mesleği, yönetici asistanlığı kavramıyla özdeşleşmektedir. Günümüzde sekreterler çok farklı görevleri üstlenmektedir. Bu durum yöneticinin tutumuyla da ilgilidir. Başarılı sekreter yöneticinin direkt yardımcısı durumunda olabilmektedir. Bu tanımlar ışığında sekreter; içinde bulunduğu kurum yada kuruluşun amaçları doğrultusunda iletişim gücü iyi olan sır saklamasını bilen büro yönetimi becerilerine sahip, bürodaki işlerin sistemli bir şekilde yapılmasını sağlayan temsil yeteneği olan gerektiğinde sorumluluk alarak karar vermesini bilen kişi olarak tanımlanabilmektedir. Sekreterler bir anlamda iletişim kaynağıdır. Ancak bunu sadece telefona bakmak yada randevu vermekle gerçekleştiremez. Kurumların halkla ilişkiler görevini de üstlenmektedir. Kısacası sekreter yöneticiyi destekleme görevini yerine getirerek yöneticinin başarıyı yakalamasında büyük görev üstlenmektedir. 

Son olarak mesleğe yeni başlayan arkadaşlarımıza başarılı olmaları için vereceğiniz önemli ipuçları var mı?

Bu işi severek yapmalarını tavsiye ederek başlayabilirim. Entelektüel bilgi birikimi, çok okumak, gündemi takip etmek, iyi bir organizasyon yeteneğine sahip olmak, neyi hangi yoldan daha kısa çözebileceğini bilmek, çözüm odaklı yaklaşım, pratik bir zekaya sahip olmak gerekir. Asistanlıkta en önemli unsur hızlı olabilmektir. Ayrıca hiçbir zaman hafızaya güvenmeyip anında not tutmak en faydalı alışkanlıktır. Tüm bilgiler, kitaplar, ajandalar v.s. asistanların elinin altında, ulaşabilecekleri en yakın yerde olmalıdır. Bilgisayarda kayıtlı olan tüm bilgilerin güncel hali ile birer kopyası mutlaka bulunmalıdır. Aksi takdirde bilgisayarda bir problem olduğu zaman tüm bilgiler uçar gider. Son olarak anahtar kelimeleri yazmak istiyorum.

Kullanılmaması gereken kelime “BİLMİYORUM, BULAMAM”  

Doğru kelime ise “BİLMİYORUM AMA HEMEN BULABİLİRİM”

Bu Yazıyı Ekle