Yine işine aşık bir meslektaşımızla, İnsan Kaynağını Geliştirme Vakfı (İKGV) Ofis Yöneticisi Oya Karadeniz ile görüştük.   Bize zaman ayırdı ve sorularımızı yanıtladı.  Bizde bu röportajı sizlerle paylaşıyoruz.

• Bize biraz işinizden bahseder misiniz? Yönetici asistanlarının görevleri çalıştıkları sektörlere göre farklılık gösterebiliyor. Siz Vakıfta Ofis yöneticisi olarak neler yapıyorsunuz?

Evet haklısınız, temelde ortak görev tanımı olmasına rağmen sektöre göre asistandan beklentiler farklıdır. Ben bir sivil toplum kuruluşunda (STK), belli dönemleri kapsayan birbirinden çok farklı projelerin uygulandığı bir vakıfta çalışıyorum. Mültecilere Psiko-sosyal Destek Projesi, İnsan Ticareti, Cinsel Yolla Bulaşan Enfeksiyonların Önlenmesi, Sağlık Personeline yönelik “Kişilerarası İletişim ve Üreme / Hasta Hakları” eğitimi vs şu an için devam eden çalışmalarımız. Çalıştığımız bu projelerin takibi ile beraber, yöneticimin her konuda bilgilendirilmesi, doğru telefonların yöneticiye yönlendirilmesi, dosyalama, evrakların kaydı ve takibi, yazışmaların yapılması ve takibi, organizasyonlar, ofisle ilgili problemlerin çözümü gibi yönetici asistanlığının temel görevlerini aynen uygulamaktayım. Bizim için gelen – giden evrak sadece dosya evrakı değil sürekli geri dönülecek bir belge konumunda. Bu yüzden dosyalama ve kayıt büyük önem taşıyor.

• Bu mesleğe isteyerek mi başladınız? Kaç yıldır çalışıyorsunuz?

3 yıldır çalışıyorum ve EVET isteyerek başladım. Her gün keyifle işe geliyorsam sanırım işimi ve iş ortamımı seviyorum :)

• Sizce Yönetici asistanlığı özel bir yetenek gerektiren bir meslek mi? Yoksa toplumumuzda düşünüldüğü gibi herkesin yapabildiği bir iş mi?

Her insanın farklı öğrenme yeteneği ve farklı karaktere sahip olduğu düşünülürse herkes her işi yapamaz. Bütün meslek dallarında görürüz, aynı işi binlerce kişi yapar ama birkaç kişi layıkıyla yapar. Yetenek ya da artılar evet insanları daha başarılı yapan unsurlar. Temel görev tanımını baz alırsak, Yönetici Asistanlığını herkes yapabileceğini zanneder ama bir adım öne çıkmak için yetenek demeyelim de bazı artılar olması, işini seviyor olmak ve önemsemek gerekir diye düşünüyorum.

• Sizce yöneticilerin tutumu ve mesleğimize yaklaşımları bizim kendimizi geliştirmemizde ne kadar etkili? Yöneticinizin size kazandırdığı deneyimler var mı? Bizimle paylaşır mısınız?

Birlikte çalıştığınız kişilerin başarıya etkisi çok fazla. Eğer yöneticinizle bir uyum yakalayamazsanız iş ortamı işkence ortamına dönebilir. Önemsenmediğini hisseden, adım atmaya korkan bir insanın özgür çalışmasına, kendini geliştirmesine, düşüncelerini ifade etmeye, inisiyatif kullanmaya imkanı ve cesareti yoktur. Ne kadar başarılı, yetenekli olursa olsun aldığı negatif bildirimler nedeniyle hata yüzdesi de yükselir. Bu konuda kendimi şanslı görüyorum. Yöneticim eğitime ve yeniliklere açık, bilgi paylaşımında asla cimri değil ve en önemlisi dinleme yeteneğine sahip. Bilmediğim konularda her zaman kendisine rahatlıkla danışabilir ve bilgi alabilirim. Onun kendini sürekli yenilemesi ve benimle paylaşması benim için gerçekten itici güç. Yönetici asistanının başarısı yöneticisinin iletişim yeteneğine bağlıdır diye düşünüyorum.

• Meslektaşları bir adım öne çıkaran faktörler bu meslekte hangi konular?

İyi bir hafızaya sahip olmak, inisiyatif kullanmak, hızlı düşünmek, iyi not tutmak, dili iyi kullanmak, diksiyon, iyi bir gözlemci olmak, bulunduğu sektör hakkında bilgi sahibi olmak, sürekli gündemi takip etmek, kendini sürekli güncellemek ve yine tekrar etmiş olacağım ama işi sevmek bu görevde ön planda olan özellikler. Bu işi yapıyorsanız her zaman yöneticinizle birebir olmasa da uygun adımlar atmak zorundasınız. Beklentilerini iyi kavramak, olaylar karşısında tepkilerini iyi gözlemlemeniz gerekir. Yazılı veya sözlü olarak verdiğiniz bilgi ve açıklamalar yöneticiyi zor durumda bırakmamalı. En baş görevimizin yöneticiye engeller çıkartmak değil işini hafifletmek olduğu unutulmamalı.

• Çok klasik bir soru ama isinizi seviyor musunuz? Derler ya bir daha dünyaya gelseniz yine bu isi seçer misiniz?

İşimi sevmemde çalıştığım ortamın ve insanların önemi büyük. Başka bir yerde aynı duyguları paylaşır mıyım bilemiyorum. Ama şu an için, evet yine dünyaya gelsem bu işi yapmak isterim. Hayatımda insan unsurunun çok önemi var. İnsanlara dokunabilmek, seslerindeki titreşimleri hissetmek benim için çok önemli. İşim nedeniyle çok farklı insanlarla görüşmem, bilgi aktarmam ve yardımcı olmam gerekiyor. Sanırım yaşam enerjimi çevremdeki insanlardan alıyorum

• Bize kendi hedeflerinizden bahseder misiniz?

15 yıl desinatörlük yaptım, kumaş desenlerinin tasarım ve renk ayrımı. Ama hiçbir zaman beni mutlu eden bir iş değildi. İnsanlara yakın olmak onlarla paylaşımda olmak beni daha çok mutlu ediyor. Şu an yakın vadede hedeflerime ulaşmış bulunmaktayım. 2004 yılında Bilgi Üniversitesi'nin düzenlediği STK eğitim programına katıldım ve bir STK da suya sabuna dokunarak çalışıyorum. Uzun vade de bilgi birikimimi arttırmak, daha fazla insanlara dokunmak ve bu süreç içinde edindiğim deneyimlerimi yeni başlayacak insanlara aktarmak ve yol göstermek.

Teşekkür ediyoruz ve en kısa zamanda tekrar görüşmek üzere diyerek vakıftan ayrılıyoruz…

Bu Yazıyı Ekle